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ADMINISTRATION
ELECTRONIQUE
La ville du Havre expérimente
de nouveaux services en ligne
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Simplifier la vie du citoyen en supprimant les démarches
répétitives, les déplacements et les files
d’attente, tel est l’enjeu de "l’administration
numérique" qui, après s’être
attachée à la diffusion d’informations, s'oriente
désormais vers la multiplication des services interactifs.
Dès cette année, les communes qui le souhaitent
vont pouvoir proposer à leurs administrés deux
nouvelles démarches en ligne : la demande d’inscription
sur les listes électorales et le recensement citoyen.
Retour d’expérience avec la ville du Havre, qui
a testé ces deux procédures dès 2009.
Depuis le 1er juillet 2009, plus besoin de se rendre
en mairie ni de rédiger un courrier pour s’inscrire
sur les listes électorales du Havre (185.300 hab., Seine-Maritime),
d’Issy-les-Moulineaux (63.000 hab., Hauts-de-Seine) ou
d’Aixe-sur-Vienne (5.600 hab., Haute-Vienne). Dans ces
trois villes, quelques clics suffisent désormais au citoyen-internaute
pour demander son inscription en tant qu’électeur
via un formulaire en ligne, auquel il joint ses pièces
justificatives numérisées.
"Nous proposions déjà aux Havrais un certain
nombre de démarches en ligne comme les extraits d’acte
d’état civil, les cartes de stationnement et la
billetterie pour les spectacles, explique Jean-René Chevallier,
responsable du service développement à la direction
des systèmes d’information de la ville du Havre. C’est donc tout naturellement que nous nous sommes portés
volontaires pour expérimenter la dématérialisation
de la demande d’inscription sur les listes électorales." Cette
formalité est, en effet, jugée lourde et
peu moderne par les usagers, mais aussi par les services municipaux
confrontés,
les années précédant une élection, à des
files d’attente interminables à l’approche
du 31 décembre.
L’expérimentation en cours au Havre, à Issy-les-Moulineaux
et à Aixe-sur-Vienne s’inscrit dans le cadre de
"Mon service public.fr", porté par la direction
générale
de la Modernisation de l’Etat (DGME) du ministère
du Budget, des comptes publics et de la réforme de l’Etat.
Ce portail, lancé en décembre 2008, deviendra, à terme,
le point d’entrée unique de tout un chacun pour
gérer ses démarches administratives par Internet.
Pour l’usager, plus besoin de mémoriser un identifiant
et un mot de passe pour chaque démarche : une fois connecté à Mon.service-public.fr,
il peut accéder à l’ensemble de ses comptes
en ligne. En 2009, deux nouveaux services en ligne ont été testés
par un certain nombre de communes volontaires : l’inscription
sur les listes électorales d’une part, le recensement
citoyen d’autre part.
Pour l’inscription sur les listes électorales,
les informations saisies par l’internaute sont directement
transmises au service des élections de la mairie qui se
charge de traiter la demande. "La mise en
place du dispositif est assez facile à réaliser,
relève Jean-René Chevallier
: il suffit de prévoir une adresse électronique
dédiée pour la réception des notifications
de demandes." Les agents du service instructeur ont à leur
disposition un outil d’aide à la gestion et au suivi
des dossiers, appelé "gestionnaire de suivi",
leur permettant de télécharger les demandes. Les
données sont ensuite intégrées manuellement
dans la base de données de la ville.
"Le développement des télé-services
nécessite de réfléchir en amont aux impacts
organisationnels et humains, souligne Jean-René Chevallier. Jusqu’à présent, le traitement des dossiers
d’inscription sur les listes électorales était
réparti entre l’hôtel de ville, les mairies
annexes et les maisons de quartier. Avec la démarche en
ligne, toutes les demandes parviendront, à terme, au service
central qui devra faire face à une charge de travail plus
importante qu’aujourd’hui, notamment aux périodes
de pointe."
L’étape suivante, dans les villes expérimentatrices,
consistera à mettre en place un système de flux
informatiques permettant de récupérer, de manière
automatisée, les demandes dématérialisées
et de les intégrer sans ressaisie dans la base
de données des listes électorales. Le service instructeur,
alerté par courrier électronique à chaque
nouvelle demande, n’aura plus qu’à se connecter
au gestionnaire de suivi pour télécharger les pièces
justificatives. "Pour Le Havre, l’objectif est de
parvenir à ce schéma optimisé d’ici
mi-2010, afin d’être fin prêt à affronter
le prochain pic d’inscriptions, précise Jean-René Chevallier. Cela
réclame un petit investissement technique, mais le
jeu en vaut la chandelle pour une ville qui compte environ 3.000
inscriptions par an, et jusqu’à 9.000 pour une année
précédant des élections municipales ou présidentielles."
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Jean-René Chevallier
Responsable du service développement
à la
direction des systèmes d’information
de
la ville du Havre
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Le
Havre a également participé, avec trois autres
villes pilotes, à l’expérimentation du recensement
citoyen en ligne. Tous les garçons et filles de nationalité française
doivent, en effet, se faire recenser à l’âge
de seize ans, soit environ 800.000 jeunes chaque année.
A ce jour, il faut obligatoirement se déplacer à la
mairie de son domicile pour remplir un formulaire papier, procédure
peu adaptée, voire dépassée, pour un public
jeune très massivement utilisateur d’Internet. La
formalité est également chronophage pour les services
municipaux, en raison de la lourdeur des circuits de transmission
des dossiers papier entre communes de naissance et de résidence
et vers les bureaux du service national. La dématérialisation,
elle, permet aux intéressés de recevoir l’attestation
de recensement dans leur espace confidentiel de Mon.service-public.fr,
ce qui évite aux communes de ressaisir informatiquement
les données du formulaire papier et d’envoyer les
attestations par courrier. Pour Jean-René Chevallier, "tout le monde y gagne et l’administration n’apparaît
plus en décalage aux yeux des jeunes générations."
Les
deux expérimentations menées en 2009 ont été un
succès : au total, 15% des nouvelles inscriptions sur
les listes électorales des trois communes pilotes ont été réalisées
sur Internet. Ce résultat a conduit le ministre en
charge de la Réforme de l’Etat à annoncer,
le 12 février dernier, l’extension du dispositif
expérimental à toutes les communes volontaires
dès 2010. Depuis lors, 280 communes se sont tournées
vers la DGME pour obtenir des renseignements complémentaires.
Au
Havre, la prochaine refonte du site Internet municipal et la
mise en place d’une plate-forme multi-canal (1)
donneront l’occasion à la ville de devenir officiellement
partenaire de Mon.service-public.fr et d’accéder
ainsi à l’ensemble des fonctionnalités offertes.
Pour Jean-René Chevallier, "cette
avancée
permettra d'offrir l'accès à un véritable
guichet virtuel pour toutes les démarches."
Note :
(1) NDLR - La mise en place d’un
guichet unique multi-canal permet de simplifier la relation avec
les citoyens en facilitant l’instruction et le suivi des
demandes. A partir d’un accueil unique, les demandes sont
enregistrées, qualifiées et aiguillées vers
le service concerné pour leur traitement. Grâce à la
technologie multi-canal, l’usager peut communiquer avec
les services de la mairie via le média de son choix (message
ou formulaire électroniques, SMS, appel téléphonique,
courrier, guichet, etc.).
Les communes qui le souhaitent peuvent
demander dès à présent
leur adhésion aux démarches en ligne "Inscription
sur les listes électorales" et "Recensement
citoyen". Pour toute demande de renseignement, vous pouvez
adresser un courrier électronique à l’adresse
suivante : msp-contact.dgme@finances.gouv.fr.
Le formulaire de
demande de raccordement est disponible en ligne à l’adresse
suivante : https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_87654.do
Pour en savoir plus, la DGME vous propose des documents
complémentaires
:
Recensement
citoyen et inscription sur les listes électorales
en ligne - Documentation technique
Questions/réponses
Outils
de communication pour les communes s'engageant dans la démarche
Plaquette
de présentation générale
Mon.service-public.fr
- Plaquette de présentation
