Le 26 mars dernier, Saint-Apollinaire a donc réalisé sa première télétransmission de pièces justificatives d'un marché à destination du comptable, et les données ont été convenablement réceptionnées par la trésorerie de Dijon-banlieue sur le portail FAST (1). Il s'agissait, en l'espèce, des pièces justificatives d'un marché à procédure adaptée (CCAP, CCTP). Cette action spécifique s'inscrivait dans le cadre d'une expérimentation plus large, lancée dans 25 collectivités locales et 15 trésoreries de la région Bourgogne, en partenariat avec la chambre régionale des comptes.

En préparation de l'expérimentation, la commune a été destinataire d'un kit de formation, réalisé par e-bourgogne, et portant sur les différents e-services (service Hélios de la plate-forme e-bourgogne, portail FAST (1)) et outils (certificat électronique et parapheur) à savoir manier. Des séances de travail associant les différents acteurs concernés ont également été organisées.

Au-delà de l'appropriation des outils techniques nécessaires à la télétransmission, la dématérialisation des pièces justificatives de marché est une démarche structurante qui suppose une réelle conduite du changement au sein de la collectivité. Les services de Saint-Apollinaire, raconte Marie-France Masson, responsable du service Finances et marchés publics, "ont dû adopter un règlement particulier relatif aux marchés publics et adapter leur organisation et leurs procédures". A ceux qui penseraient un tel chantier hors de portée d'une petite ville, Marie-France Masson répond sans hésiter que "la dématérialisation des pièces justificatives de marchés est finalement plus simple pour une petite collectivité que pour une grande, le nombre d'intervenants étant plus limité et la chaîne de travail moins complexe". Enfin, la responsable des finances apprécie la mutualisation via e-bourgogne, qui "permet à la commune d'accéder à la dématérialisation et assure une entraide entre collectivités locales et un échange d'expériences".

En bout de chaîne, du côté de la trésorerie de Dijon-banlieue, "tout s'est bien déroulé à l'issue d'une période de formation des agents aux nouveaux outils'', estime Agnès Weisphal, chargée de l'animation et du conseil aux collectivités locales à la trésorerie générale de Bourgogne. Le partenariat est une composante essentielle à la réussite de telles expériences".

La prochaine expérimentation de télétransmission devrait être réalisée par la ville d'Auxerre (40.292 habitants, Yonne). Et les choses ne vont pas s'arrêter là, car la télétransmission des pièces justificatives des marchés publics n'est qu'une étape dans la dématérialisation totale du flux comptable. Dématérialisation des actes juridiques de marchés publics (délibération et acte d'engagement avec signature électronique de l'autorité territoriale) puis dématérialisation des pièces comptables (bordereaux de mandats, mandats et factures) seront les prochaines phases à expérimenter.

(1) Lancée par la Caisse des Dépôts et Consignations, FAST (Fournisseur d'Accès Sécurisé Transactionnel) est une infrastructure de confiance spécialisée dans l'envoi des actes administratifs par moyen électronique sécurisé (signature électronique) vers les administrations centrales, les organes déconcentrés, les organismes sociaux, d'autres collectivités, etc. C’est une offre de services basée sur une plate-forme technologique de transmission électronique sécurisée, au service de la dématérialisation des échanges de tout type de document présentant une valeur juridique ou financière élevée. FAST a notamment été le premier "tiers de confiance" homologué par le ministère de l’Intérieur pour le contrôle de légalité.