Nota : Cette fiche a été élaborée en réponse à une question spécifique. Toute transposition à d'autres situations doit être faite avec précaution. Les commentaires s'appuient sur la réglementation en vigueur au 8 octobre 2011.

• Question

Par délibération, une collectivité fixe un taux de remboursement des indemnités de nuitées à 60 euros. Dans ce cadre, comment s’appliquent les dispositions sur l’assujettissement des frais professionnels aux cotisations de sécurité sociale ?

• Réponse

Les conditions d’assujettissement aux cotisations sociales des frais professionnels sont fixées par un arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.

Cet arrêté, qui vise le décret n° 90-437 du 28 mai 1990(1), s’applique également aux agents de la fonction publique territoriale par renvoi du décret n°2001-654 du 19 juillet 2001(2).

L’article 1 de l’arrêté précité indique que "les sommes à déduire de l'assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels, tels que prévus à l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, sont celles qui sont versées aux travailleurs salariés ou assimilés, à l'exception des allocations forfaitaires prévues au 2° de l'article 2 ci-dessous perçues par les personnes visées aux 11°, 12° et 23° de l'article L. 311-3 dudit code pour l'exercice de leur fonction de dirigeant."

Aux termes de l’article 2 dudit arrêté , "l'indemnisation des frais professionnels s'effectue :

2° Soit sur la base d'allocations forfaitaires ; l'employeur est autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées par le présent arrêté, sous réserve de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet. Cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés par le présent arrêté aux articles 3, 4, 5, 8 et 9. "

L’article 5 dudit arrêté indique concernant les indemnité forfaitaires de grand déplacement en métropole que, " lorsque le travailleur salarié ou assimilé est en déplacement professionnel et empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, les indemnités de missions destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n'excède pas le montant prévu au 1° de l'article 3 du présent arrêté. [soit 16,80€ par repas, montant revalorisé à compter du 1er janvier 2010 ]

S'agissant des indemnités de mission destinées à compenser les dépenses supplémentaires de logement et du petit déjeuner, elles sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n'excède pas par jour [60,30 €] pour le travailleur salarié ou assimilé en déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et par [44,70 €] pour les travailleurs salariés ou assimilés en déplacement dans les autres départements de la France métropolitaine ; (…) "

A ce titre, il convient de préciser qu’à compter de 2010, la diffusion des barèmes ne s’effectue plus par lettre circulaire Acoss. Le barème 2010 des frais professionnels est consultable sur le site de l’Urssaf.

Par ailleurs, il convient de déduire des dispositions susmentionnées que, s’agissant des dépenses de repas et de nuitées, la preuve de la conformité de leur utilisation par rapport à leur objet pourra être sollicitée dans le cadre d’un contrôle des organismes collecteurs de cotisations sociales dans la mesure où ces dépenses sont supérieures aux sommes susmentionnées. Au-delà de ces sommes, la production de factures par l’ordonnateur pourra servir de preuve pour justifier l’absence de liquidation de cotisations sociales.

En effet, les dispositions de l'arrêté du 20 décembre 2002 sont d'ordre public. Elles s'appliquent à tout employeur, public ou privé, compensant auprès de ses salariés des frais professionnels, sauf disposition contraire.

La cour de cassation a affirmé l'application de ces dispositions à la sphère publique (Cass. soc. n° 00-12.696 du 27/06/2002, s'agissant d'un EPN), combien même les taux de remboursement forfaitaire résultent d' un texte réglementaire.

Ainsi, conformément à l'arrêté précité, les employeurs publics, comme les autres, sont censés réintégrer dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale la fraction excédent le plafond d'exonération, dans la mesure où les sommes correspondant à cette fraction ne sont pas dûment justifiées comme dépenses réelles.

Enfin, il est rappelé qu’aux termes de l’article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006(3), le "remboursement forfaitaire des frais d'hébergement" s’opère " sur production des justificatifs de paiement de l'hébergement auprès du seul ordonnateur ".