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Finances locales > Comptabilités locales > La comptabilité M14 > L'INSTRUCTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE M14 AU 1ER JANVIER 2012 > Titre 4 - La tenue des comptabilités
CHAPITRE 1 - LA COMPTABILITE DE L'ORDONNATEUR
L'élaboration du budget, le suivi de son exécution et l'obligation d'en rendre compte tant à l'assemblée qu'au juge financier nécessitent un suivi précis des opérations. En outre, le principe de la séparation des fonctions entre l'ordonnateur et le comptable implique que chacun d'eux doit tenir une comptabilité lui permettant de décrire et de contrôler les différentes phases des opérations relevant de sa responsabilité. Pour les dépenses, ces phases sont : - l'engagement, défini comme l'acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge ; Conformément au principe de séparation de l'ordonnateur et du comptable posé par le décret du 29 décembre 1962, les trois premières phases relèvent de l'ordonnateur, la quatrième et dernière du comptable. Pour les recettes, il existe trois phases : - la liquidation, qui a pour objet de déterminer le montant de la dette des redevables ; De la même façon que pour les dépenses, les deux premières phases incombent à l'ordonnateur, la troisième au comptable. Seront étudiées successivement la comptabilité de l'ordonnateur, puis celle du comptable. Le dernier chapitre du présent titre aura pour objet de préciser, d'une part, les conditions de suivi des immobilisations et, d'autre part, d'organiser la transmission des informations entre l'ordonnateur et le comptable.
1. PRINCIPES La comptabilité publique étant basée sur le principe de la séparation des fonctions entre l'ordonnateur et le comptable, il y a une comptabilité du maire, dite comptabilité administrative, et une comptabilité du comptable de la commune. Aucun support papier ni informatique n'est préconisé pour la tenue de la comptabilité du maire, dite comptabilité administrative. Quelles que soient les formes retenues pour sa tenue, celle-ci doit permettre de connaître en permanence : Elle doit permettre également, en fin d'exercice, d'établir dans toutes ses parties le compte administratif. Par les renseignements qu'elle fournit à l'ordonnateur, la comptabilité administrative aide ce dernier à établir les budgets à venir. En outre, en application de l'article L.2342-2 du CGCT, le maire tient la comptabilité de l'engagement des dépenses. Conformément à la chronologie des opérations chez l'ordonnateur, sont présentés successivement : 2. COMPTABILITE DES DEPENSES ENGAGEES 2.1. PRESENTATION GENERALE L'article 29 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 dispose en effet que "l'engagement est l'acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. Il doit rester dans la limite des autorisations budgétaires et demeurer subordonné aux autorisations, avis ou visas prévus par les lois ou règlements propres à chaque catégorie d'organismes publics". Pour les communes, conformément à l'article L.2342-2 du CGCT, c'est le maire qui est chargé de la comptabilité des dépenses engagées. La comptabilité administrative doit permettre de déterminer les crédits disponibles en investissement comme en fonctionnement par différence entre : En fin d'année, le total des dépenses engagées et non mandatées est constaté en restes à réaliser (sous réserve des dispositions mentionnées au § 2.3.2.8 subdivision relative à "l'établissement de l'état des restes à réaliser"). Se rapportant à une obligation de payer qui incombe à la commune, le montant des dépenses engagées et non mandatées doit être inscrit au budget de l'exercice suivant et réglé dès que les conditions d'émission du mandat se trouvent réunies. L'état des dépenses engagées non mandatées établi par le maire en fin d'exercice a donc une double finalité : Il est établi à la date du 31 décembre de l'exercice. 2.2. LES NOTIONS RELATIVES A L'ENGAGEMENT 2.2.1. Engagements juridique et comptable L'engagement se décompose en un engagement comptable et un engagement juridique. L'engagement comptable représente la réservation des crédits à la dépense. L'engagement juridique constate l'obligation de payer : il correspond à la définition donnée à l'article 29 du décret du 29 décembre 1962 (voir § 1 du présent chapitre intitulé "Principes"). Il se traduit par une délibération du conseil municipal ou un acte de l'exécutif (marché, convention, bon de commande). L'engagement comptable précède l'engagement juridique ou lui est concomitant. 2.2.2. Engagements ponctuel et provisionnel L'engagement peut être ponctuel ou provisionnel. EEn effet, dès le 1er janvier de l'exercice, certaines dépenses peuvent faire l'objet d'une estimation. Il en va ainsi pour les marchés, les contrats d'entretien et la rémunération du personnel en place. Il n'est pas alors nécessaire d'attendre le moment du paiement effectif de la dépense pour constater l'engagement, alors que l'obligation de payer existe dès le 1er janvier. Dans ce cas, la dépense fait l'objet d'un engagement provisionnel au début de l'exercice. Les engagements ponctuels concernent les autres dépenses, pour lesquelles l'obligation de payer intervient en cours d'année : recrutement du personnel ou changement des conditions de rémunération, nouveaux contrats ou marchés, et toutes les dépenses ponctuelles non formalisées dans un document contractuel. 2.2.3. Engagement anticipé Le maire peut décider d'opérer des engagements comptables relatifs à une dépense dont la réalisation est certaine ou quasi certaine, mais pour laquelle la commune n'a encore contracté aucun engagement juridique. Ces engagements ne constituent qu'une simple réservation de crédit. Si l'engagement juridique intervient en cours d'exercice, il s'inscrit dans la limite de l'engagement comptable, avec les ajustements éventuellement nécessaires. Si aucun engagement juridique n'est intervenu avant la clôture de l'exercice, ou s'il est intervenu pour un montant inférieur, le montant des engagements comptables non suivis d'engagements juridiques ne fait l'objet d'aucun report sur l'exercice suivant. 2.2.4. Cas particuliers d'engagement : engagement pluriannuel La procédure des AP/CP et AE/CP prévue à l'article L.2311-3 du CGCT a pour objet de n'inscrire au budget que les seuls crédits qui concernent l'exercice. L'ouverture d'une autorisation de programme ou d'engagement s'effectue par délibération du conseil municipal fixant le montant estimatif de la dépense. Ce montant peut être révisé à tout moment selon les mêmes formes. L'autorisation de programme ou d'engagement représente le montant maximum des crédits pouvant être engagés au titre des dépenses considérées. Pour le mandatement de ces dépenses, la consommation des crédits se réfère en revanche aux crédits de paiement ouverts pour l'exercice. En effet, l'équilibre du budget s'apprécie par rapport aux seuls crédits de paiement. Si le budget n'est pas voté avant le 1er janvier de l'exercice, l'exécutif peut liquider et mandater les dépenses inscrites dans une autorisation de programme ou d'engagement votée lors des exercices antérieurs dans la limite d'un montant de crédits de paiement prévus au titre de l'exercice par la délibération d'ouverture de l'autorisation de programme ou d'engagement concernée (article L.1612-1 du CGCT). Les crédits correspondants sont inscrits au budget lors de son adoption. 2.3. TENUE DE LA COMPTABILITE DES DEPENSES ENGAGEES La comptabilité des dépenses engagées concerne l'ensemble des communes et l'ensemble des dépenses d'investissement et de fonctionnement. 2.3.1. Niveau de constatation et de suivi de l'engagement Le budget est présenté et exécuté par le maire au niveau de l'article. En conséquence, l'engagement, qui constitue la première phase de l'exécution de la dépense, est également constaté au niveau de l'article. Le suivi de la consommation des crédits s'effectue au niveau de vote retenu par le conseil municipal : chapitre ou article. Ainsi, lors de la passation d'une commande de petit équipement, le maire constate dans un budget voté par nature et par chapitre, un engagement comptable à l'article 60632 "Fournitures de petit équipement", mais apprécie la disponibilité des crédits au niveau du chapitre 011 "Charges à caractère général". S'il a voté par fonction et par chapitre, l'engagement est constaté à l'article 920 "services généraux" et la disponibilité des crédits s'apprécie au chapitre 920. 2.3.2. Déroulement des opérations d'engagement 2.3.2.1. Inscription des crédits d'engagement La première inscription à effectuer est celle concernant l'ouverture de crédits au budget primitif. Elle est reportée en tête du chapitre (ou de l'article) et constitue la base initiale de suivi. Les ouvertures de crédits figurent en tête du chapitre, avec la mention du document dont elles ressortent : budget primitif, budget supplémentaire ou décisions modificatives, ou autorisation de programme ou d'engagement. Elles constituent la base initiale du suivi. Entre le 1er janvier et le vote du budget primitif, le suivi des crédits s'effectue dans les conditions prévues à l'article L.1612-1 du CGCT : - en section de fonctionnement, sur la base du budget de l'exercice
précédent ; Pour les dépenses d'investissement visées aux deuxième et troisième alinéas ci-dessus, une autorisation préalable du conseil municipal est nécessaire pour permettre au maire d'engager les dépenses. Toutes les dépenses engagées avant le vote du budget dans les conditions ci-dessus, y compris celles déjà liquidées et mandatées, sont inscrites au budget primitif (article L.1612-1 du CGCT). 2.3.2.2. Engagement Dès que la décision est prise de procéder à une dépense, et/ou de formaliser par un bon de commande, un marché ou tout autre acte de la collectivité, le montant prévisionnel de la dépense est inscrit dans les engagements. Le nouveau crédit disponible s'obtient en faisant la différence entre le crédit disponible précédent et le montant de l'engagement. Si un engagement est annulé, son montant est déduit des engagements précédents, ce qui rétablit à due concurrence les crédits disponibles. La référence à l'engagement est constituée par le numéro du bon de commande ou par la numérotation ou la codification donnée par la collectivité. 2.3.2.3. Constatation du service fait (dépenses de fonctionnement) La constatation du service fait dans la comptabilité des engagements permet de suivre l'exécution matérielle de la dépense. En outre, pour les dépenses de la section de fonctionnement, elle permet d'établir en fin d'exercice l'état des restes à réaliser. Il convient de relever à cet effet la date de livraison des fournitures commandées, ou de réalisation des prestations demandées 2.3.2.4. Mandatements Les mandatements sont constatés distinctement des engagements. Si le mandatement est concomitant à l'engagement, il y a lieu de constater néanmoins l'engagement dans la série ou la codification prévue à cet effet dans la comptabilité d'engagement. L'engagement sera constaté avant le mandatement, afin de déterminer le crédit disponible. Le suivi des crédits disponibles s'effectue à partir des crédits budgétaires de l'année. L'inscription du mandatement dans la comptabilité d'engagement fait référence au numéro du mandat. Si le montant du mandatement excède celui de l'engagement, un engagement complémentaire est immédiatement constaté. S'il est inférieur, l'engagement est réduit à due concurrence. 2.3.2.5. Ouverture de crédits Les ouvertures de crédits figurent en tête du chapitre, avec la mention du document budgétaire dont elles ressortent : budget primitif, budget supplémentaire ou décisions modificatives. Les engagements comptabilisés avant le vote du budget font l'objet d'une régularisation au budget primitif. Les crédits ouverts dans ce document doivent au minimum couvrir ces engagements, ainsi que les engagements provisionnels. 2.3.2.6. Arrêt des inscriptions Il y a lieu d'arrêter les inscriptions au 31 décembre, conformément à la règle d'annualité, et ce pour chacune des deux sections. La comptabilité des dépenses engagées peut également être arrêtée à n'importe quel moment pour effectuer le contrôle des inscriptions et déterminer les engagements non mandatés. 2.3.2.7. Rattachement des charges (communes et établissements publics d'une population de 3.500 habitants et plus) Le rattachement porte sur les dépenses engagées pour lesquelles le service a été fait sans que la facture ne soit parvenue. Ces dépenses, récapitulées sur un état détaillé par chapitre d'imputation et rappelant le numéro et le montant de l'engagement, donnent lieu à l'émission d'un mandat (cf. Titre 3, Chapitre 4 §1.1. du présent Tome). Ces mandats sont constatés dans la comptabilité d'engagement. 2.3.2.8. Établissement de l'état des restes à réaliser Les restes à réaliser correspondent (Cf. § 7.2. "Les restes à réaliser" du présent titre) :
L'état est établi au 31 décembre de l'exercice. L'état des restes à réaliser, détaillé par chapitre ou article en fonction du vote du conseil municipal, est arrêté en toutes lettres et visé par le maire. Un exemplaire est joint au compte administratif à titre de justification des restes à réaliser qui y sont inscrits; deux exemplaires sont adressés au comptable qui retourne un exemplaire revêtu de son accusé de réception au maire, qui le joint au budget de reprise du résultat de l'exercice à titre de justification. Les dépenses engagées non mandatées au 31 décembre, après annulation des engagements devenus sans objet, font l'objet d'un engagement provisionnel au 1er janvier de l'exercice suivant. 2.3.2.9. Production de l'état des dépenses engagées non mandatées en cours d'exercice Dans le cadre des procédures prévues par les articles L.1612-2, L.1612-5, L.1612-9, L.1612-14, L.1612-15, L.1612-16 et L.1612-18 du CGCT, les autorités chargées du contrôle budgétaire peuvent demander la production d'états des dépenses engagées en cours d'exercice. 3. COMPTABILISATION DES EMISSIONS DE MANDATS ET DE TITRES DE RECETTES 3.1. COMPTABILISATION DES MANDATS L'émission d'un mandat suppose la comptabilisation préalable de l'engagement correspondant (Cf § 2 "Comptabilité des dépenses engagées" du présent titre). Lors de l'émission du mandat, il convient d'annoter la comptabilité des dépenses engagées du numéro du mandat et de son montant et, d'opérer les ajustements d'engagements nécessaires. Par ailleurs, les mandats sont toujours imputés sur l'article budgétaire, même lorsque le conseil municipal a voté le budget par chapitre. L'existence des crédits disponibles (sur l'exercice ou sur autorisation de programme) s'apprécie au regard de l'exercice budgétaire (ou avant le vote du budget dans les conditions prévues par l'article L.1612-1 du CGCT). Il ne peut donc y avoir de mandatement que s'il existe des crédits disponibles lors de l'engagement. Pour la forme, le contenu, la présentation des mandats, ainsi que les règles de prescription et de déchéance, il convient de se référer au § 2 "Mandats de paiement" du chapitre 2 "L'exécution des dépenses" du titre 3. 3.2. COMPTABILISATION DES TITRES DE RECETTES Les titres de recettes sont émis dans une série continue. La comptabilité doit permettre de connaître à tout moment, au niveau de vote retenu par le conseil municipal, le montant des émissions réalisées ; elle doit également permettre de connaître le détail par articles budgétaires des émissions réalisées. Pour les délais d'émission et la présentation formelle des titres de recettes, il convient de se référer au § 2 " Titres de recettes " du chapitre 1 " L'exécution des recettes " du titre 3. Il est rappelé que les titres émis (sur produits encaissés ou rattachés) et les titres restant à émettre (et inscrits en restes à réaliser) doivent être appuyés de justifications (article D.2342-11 du CGCT). S'il n'existe pas, comme pour les dépenses, de comptabilité des engagements ni de liste des pièces justificatives à produire à l'appui du titre émis, les dispositions législatives et réglementaires ci-dessus présupposent la justification de l'exécution des recettes, de même que celle de leur inscription au budget. 4. VENTILATION PAR SERVICES DE CERTAINES OPERATIONS Il est recommandé de ventiler les dépenses et les recettes réalisées, non seulement par article, mais également par service. Les documents budgétaires des communes de moins de 3.500 habitants permettent la ventilation par service des dépenses et des recettes de la section de fonctionnement. En investissement, le détail que procure, si la collectivité le souhaite, le vote par opération, permet également d'individualiser les dépenses et les recettes propres aux principaux équipements. Cette possibilité se trouve encore accrue et facilitée pour les communes de 3.500 habitants et plus par la présentation fonctionnelle croisée. Le niveau fixé par la nomenclature fonctionnelle produit à cet effet une information beaucoup plus détaillée. Il n'est pas nécessaire en ce cas de faire un détail spécifique dans les documents budgétaires. La présentation par sous fonction est croisée au budget primitif avec le chapitre par nature et au compte administratif avec l'article. Lors de la présentation du budget et du compte administratif, le maire peut fournir au conseil municipal, à titre de développements supplémentaires, un détail par service plus affiné, mais ces informations, ayant un caractère facultatif et propre à la commune, n'ont pas à être reprises dans le corps des documents budgétaires. 5. COMPTABILITE DES RECETTES GREVEES D'AFFECTATION SPECIALE Les recettes grevées d'affectation spéciale sont inscrites directement au budget. L'emploi peut en être déterminé d'une manière continue. Si le principe général demeure la non-affectation des recettes aux dépenses, de nombreux textes législatifs ou réglementaires organisent de telles affectations.
Les dons et legs reçus peuvent être grevés de charges ou d'affectation spéciale ; - la plupart des subventions reçues par les communes sont attribuées au titre d'un équipement spécifique ou d'un groupe d'équipements ; Le compte d'emploi de ces recettes s'obtient par lecture des documents budgétaires, dans la mesure où le conseil municipal a voté une opération (1) particulière correspondant aux dépenses effectuées pour l'emploi de la recette. Ainsi, lorsque le conseil municipal a individualisé une opération "Construction du parking de la rue X...", en reportant en recette la participation pour non réalisation d'aire de stationnement, la fiche d'opération tient lieu de compte d'emploi de ces deux recettes affectées. Dans le cas contraire, il convient de servir l'état des recettes grevées d'affectation spéciale (2) en y reportant les dépenses réalisées à l'aide des recettes. L'individualisation en opération peut également servir à établir le compte d'emploi des subventions attribuées par l'union européenne ou les fonds structurels. Ces subventions qui, s'imputent au compte spécifique de la nomenclature par nature, figurent en recettes affectées de l'opération. Les dépenses de l'opération représentent l'emploi qui en est fait.
Les redevances perçues au titre d'un service servent en principe à couvrir en tout ou partie les charges de ces derniers, bien qu'il n'y ait pas à proprement parler d'affectation obligatoire. En revanche, d'autres recettes de fonctionnement sont affectées à des dépenses particulières. Il peut s'agir de certaines taxes ou recettes fiscales comme de la taxe sur les remontées mécaniques (article L. 2333-53 du CGCT), de la redevance ski de fond (article L.2333-82 du CGCT), de la taxe de séjour (article L.2333-27 du CGCT). Parmi les dotations de l'État, un certain nombre ont également une affectation particulière : la dotation spéciale instituteur, la dotation de développement rural et la dotation générale de décentralisation. Les subventions reçues en fonctionnement ont de la même façon une destination précise. Le compte d'emploi des recettes affectées de la section de fonctionnement s'obtient par lecture des documents budgétaires :
La comptabilité des produits des groupes 90 et 92 (services fonctionnels individualisés pour les communes de 10 000 habitants et plus votant leur budget par fonction) soulève une difficulté lorsque l'emploi porte sur des services différents : l'enseignement, l'aide sociale, le cimetière, dans l'hypothèse où les donateurs auraient voulu que soient accordés des secours aux élèves indigents (enseignement), aux personnes âgées nécessiteuses (aide sociale) ou assurer dans des conditions déterminées l'entretien d'une tombe (cimetière). La méthode consiste : RECETTES GREVÉES D’AFFECTATION SPÉCIALE
6. CONFECTION DES ETATS SPECIAUX DE FIN D'EXERCICE 6.1. AVANT LA CLOTURE DE L'EXERCICE 6.1.1. État des travaux d'investissement effectués en régie L'état des travaux d'investissement effectués en régie doit être établi avant la clôture des opérations. Il sert à transférer de la section de fonctionnement à la section d'investissement le montant des dépenses de fonctionnement se rapportant à l'exécution de travaux d'investissement (cf. Tome 1 commentaire du compte 72). Il est établi un état distinct par nature de travaux ou par opération. Chaque état est établi en quatre exemplaires, dont deux sont adressés au comptable à l'appui du titre de recettes au compte 72 et du mandat aux comptes d'immobilisations concernés, et un autre au représentant de l'État à l'appui du compte administratif pour justifier la demande d'attribution du fonds de compensation pour la TVA. Le montant des dépenses ou portions de dépenses se rapportant au travail ou à l'opération intéressée est reporté sur l'état. Il faut pour cela que lors de l'engagement ou du mandatement de la dépense une indication spéciale (observation manuscrite ou codification informatique) permette de la distinguer des autres dépenses pour la reprendre en fin d'année sur l'état des travaux effectués en régie et de la rattacher aux travaux ou à l'opération considérée. Les états des travaux d'investissement effectués en régie sont arrêtés en toutes lettres et visés par le maire. Ces opérations sont retracées dans la comptabilité administrative, en recettes au chapitre d'ordre 042 (article 72) lorsque le budget est voté par nature ou, au chapitre 934 lorsque le budget est voté par fonction et en dépenses au chapitre 040 (comptes d'immobilisations concernés) lorsque le budget est voté par nature ou au chapitre 914 lorsque le budget est voté par fonction. 6.1.2. Rattachement des produits et des charges (communes de 3.500 habitants et plus) Il convient de se référer au § 1.1. du chapitre 4 du titre 3 de présent Tome "Opérations de fin d'exercice", intitulé "Le rattachement des charges et des produits". 6.1.2.1. État des charges rattachées Le recensement des charges à rattacher s'effectue à partir de la comptabilité des dépenses engagées (cf.§ 2 du chapitre 1 du présent titre). Doivent faire l'objet d'un rattachement les charges, c'est-à-dire les dépenses de fonctionnement, engagées pour lesquelles le service a été fait. Le rattachement concerne essentiellement les fournitures commandées et livrées, les prestations commandées et effectuées. Les charges à rattacher sont reportées sur un état, détaillé par imputation budgétaire et comptable par nature, avec l'indication du montant estimé de la dépense. Il est établi en trois exemplaires et signé par le maire. Deux exemplaires sont adressés au comptable pour justifier le débit des comptes de charges mouvementés et les écritures de contre-passation comptabilisées au début de l'exercice N+1. LLes charges rattachées sont individualisées dans les crédits employés du compte administratif. 6.1.2.2. Etat des produits rattachés La justification du rattachement des produits constitue un élément de la sincérité des comptes, soumis au contrôle du représentant de l'Etat. Le rattachement des produits concerne les titres restant à émettre pour des recettes dont le fait générateur est intervenu pendant l'exercice (locations payables à terme échu, par exemple). La justification du rattachement, conformément à l'article D.2342-11 du CGCT, constitue un élément de la sincérité des comptes, soumis au contrôle du représentant de l'Etat. Les produits rattachés sont reportés sur un état détaillé par imputation budgétaire et comptable par nature, avec l'indication du montant estimé de la recette. Il est établi par le maire et adressé au comptable dans les conditions indiquées ci-dessus pour les charges rattachées. Les produits rattachés sont individualisés dans les réalisations du compte administratif. Les produits rattachés sont individualisés dans les réalisations du compte administratif. 6.2. A LA CLOTURE DE L'EXERCICE 6.2.1. Pour toutes les collectivités Le compte administratif principal est accompagné obligatoirement des comptes administratifs des services annexés et des tableaux annexes, dans les mêmes conditions que pour la présentation des budgets auxquels ils se réfèrent, à savoir : - l'état de la dette ; 6.2.2. Pour certaines communes selon leur population La production de certains états annexes n'est obligatoire que pour les communes de 3.500 habitants et plus. Il s'agit de l'état des emprunts garantis par la commune, de la liste des organismes dans lesquels la commune a pris un engagement financier et de la présentation croisée nature-fonction. L'état retraçant les dépenses et les recettes des services d'eau et d'assainissement est obligatoirement produit par les communes de moins de 500 habitants qui ont décidé, en application de l'article L.2221-11 du CGCT, de les retracer dans le budget principal, et non en budget annexe. Par ailleurs, l'état de la répartition de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères est obligatoirement produit par les communes de 10.000 habitants et plus ayant institué la TEOM. 7. ETABLISSEMENT DU COMPTE ADMINISTRATIF Le compte administratif est un document de synthèse qui présente les résultats de l'exécution du budget. Il compare, à cette fin :
Il est établi à l'aide de la comptabilité administrative tenue par l'ordonnateur précédemment décrite :
Cette journée complémentaire permet notamment d'émettre les mandats et les titres correspondants à des services faits et à des droits acquis jusqu'au 31 décembre de l'exercice considéré. Tous les services faits au cours d'une année affectant la section de fonctionnement doivent avoir fait l'objet d'une comptabilisation pour le dernier jour de janvier de l'année suivante au plus tard. Les communes de 3.500 habitants et plus procèdent au rattachement des produits et des charges ayant donné lieu à service fait ou droits acquis sur cours de l'exercice selon les modalités définies au titre 3, chapitre 4 § 1.1. "Rattachement des charges et produits". Les mandats et les titres établis à cet effet, du 1er au 31 janvier sont inscrits sur les bordereaux de mandats et de titres sous la date du 31 décembre précédent.
Le compte administratif est appuyé d'un état des dépenses engagées non mandatées et des restes à réaliser concernant les sections d'investissement et de fonctionnement (Cf. § 2.3.2.8. du présent titre). L'état des dépenses engagées non mandatées est établi à partir de la comptabilité des dépenses engagées (Cf. § 7.2. "Les restes à réaliser" du présent chapitre). 7.1. PRESENTATION MATERIELLE Le compte administratif, retraçant l'exécution du budget, se présente sous la même forme que ce dernier. Il se divise en deux sections, comprend des états annexes et se clôture sur des balances qui permettent de dégager les résultats de chaque section. Le compte administratif présente par colonne distincte et dans l'ordre des chapitres et des articles du budget :
- la nature des recettes ;
- la nature des dépenses du budget ; Les recettes comprennent à la fois les titres émis (réalisations et rattachements) et les recettes afférentes à l'exercice pour lesquelles un titre reste à émettre (restes à réaliser). Ces dernières recettes doivent être justifiées par des titres.. Les dépenses comprennent les mandats émis et les restes à réaliser puisque, conformément à l'article 29 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962, les dépenses engagées ne peuvent l'être que dans la limite des crédits ouverts au budget. Le montant des crédits de dépenses retracé au compte administratif couvre donc à la fois les réalisations, les charges rattachées et les éventuelles dépenses engagées restant à réaliser. 7.1.1. Le corps du compte administratif permet d'apprécier les réalisations de l'exercice par rapport aux prévisions 7.1.1.1. Budget voté par nature Lorsque le budget est voté par nature, le compte administratif présente par chapitre et article les prévisions et les réalisations. Dans tous les cas, il comporte en outre une présentation particulière de la section de fonctionnement :
Un tableau fait apparaître à cet effet : - le résultat de l'exploitation des services et de la gestion courante, dégagé à partir des dépenses imputées aux comptes 60 à 65 inclus, et aux recettes inscrites aux comptes 70 à 75 inclus, Une balance globale des comptes de la comptabilité administrative distingue par ailleurs les opérations réelles et les opérations d'ordre. 7.1.1.2. Budget voté par fonction Lorsque le budget a été voté par fonction, chaque chapitre fonctionnel présente les prévisions et les réalisations, détaillées au niveau de la fonction, de la sous-fonction et de la rubrique. Par ailleurs, les réalisations sont enregistrées au niveau le plus détaillé du plan de comptes par nature. La vue d'ensemble comporte une présentation croisée avec les comptes par nature à deux chiffres, et chaque fonction comporte une présentation croisée avec les comptes par nature au niveau le plus détaillé. 7.1.2. La présentation croisée nature-fonction Cette présentation croisée ne concerne que les communes de 3.500 habitants et plus, ainsi que celles de moins de 3.500 habitants ayant opté pour une présentation croisée de leur budget. Pour les communes de 3.500 habitants et plus votant par nature, chacun des articles budgétaires est croisé avec la codification à un chiffre ouverte dans la nomenclature fonctionnelle. Pour les communes de 10.000 habitants et plus ayant opté pour un vote par fonction, la présentation par nature au niveau le plus détaillé est croisée avec chacun des articles budgétaires retraçant les opérations et les services individualisés. 7.1.3. Les états annexes et les informations générales Ils se présentent et sont établis comme ceux du budget primitif. Les documents budgétaires des communes de 3.500 habitants et plus sont assortis, sans préjudice des dispositions de l'article L.2343-2 du CGCT, des états annexes et des informations générales décrits au § 6.2.2. du présent chapitre. 7.2. LES RESTES A REALISER Les résultats de l'exercice budgétaire figurant au compte administratif sont constitués du déficit ou de l'excédent réalisé de chacune des deux sections, mais aussi des restes à réaliser en dépenses et en recettes. Ces derniers font en effet partie intégrante des résultats du compte administratif. Le montant des restes à réaliser en section d'investissement comme en section de fonctionnement, est déterminé à partir de la comptabilité d'engagement (cf. § 2 de la présente partie "comptabilité des dépenses engagées" et cf. également § 2.3.2.8 "Etablissement de l'état des restes à réaliser"). 7.2.1. Les communes de moins de 3.500 habitants 7.2.1.1. En section d'investissement Les restes à réaliser en investissement correspondent :
Il n'y a pas de restes à réaliser au titre des opérations d'ordre, en dépenses comme en recettes. De même, le remboursement de l'annuité d'emprunt en capital, qui constitue une dépense obligatoire, ne peut s'inscrire en restes à réaliser. Les restes à réaliser en dépenses sont justifiés par l'état des dépenses engagées non mandatées ; en recettes, ils sont justifiés dans les conditions de l'article D.2342-11 du CGCT. L'ordonnateur établit un état détaillé des dépenses engagées non mandatées, dont un exemplaire est joint au compte administratif pour justifier le solde d'exécution de la section d'investissement à reporter. Un second exemplaire est adressé au comptable pour permettre le règlement des dépenses y figurant, jusqu'à la reprise des crédits en cause au budget de l'exercice suivant. L'état des dépenses engagées non mandatées est accompagné d'un état des restes à réaliser en recettes faisant apparaître le financement prévu de façon certaine mais restant à réaliser pour couvrir les dépenses en cause. 7.2.1.2. En section de fonctionnement Les restes à réaliser en fonctionnement correspondent :
Il n'y a pas de restes à réaliser au titre des opérations d'ordre en dépenses comme en recettes. En recettes, il n'y a pas de restes à réaliser au titre des contributions directes. Les restes à réaliser en dépenses sont justifiés par l'état des dépenses engagées non mandatées ; en recettes, ils sont justifiés dans les conditions de l'article D.2342-11 du CGCT. L'ordonnateur établit et certifie un état détaillé des dépenses engagées et non mandatées, arrêté au 31 décembre. Ce document indique la nature et l'imputation de chacune des dépenses en cause. Le premier exemplaire de l'état des dépenses engagées non mandatées est joint au compte administratif, à titre de justificatif du résultat de l'exécution du budget de l'exercice. Le second exemplaire est adressé au comptable, pour lui permettre de payer en l'absence de crédits au cours de l'exercice suivant, dans la limite des crédits de fonctionnement restés disponibles à chacun des articles intéressés du budget précédent. Lors de la reprise des résultats de fonctionnement au budget de l'exercice suivant, le montant des dépenses engagées non mandatées est repris en dépenses aux chapitres ou articles concernés à hauteur des montants indiqués sur l'état arrêté par l'ordonnateur. Il est produit de la même façon un état détaillé des recettes attendues. 7.2.1.3. Cas particulier Pour les communes de moins de 3.500 habitants ayant décidé de recourir au rattachement des charges et des produits à l'exercice, il convient de se reporter aux dispositions ci-après. Il n'y a pas de restes à réaliser au titre des opérations d'ordre en dépenses comme en recettes. 7.2.2. Les communes de 3.500 habitants et plus 7.2.2.1. En section d'investissement Pour les communes de 3 500 habitants et plus, la définition des restes à réaliser de la section d'investissement étant identique à celle applicable aux communes de moins de 3 500 habitants, il convient donc de se référer à la définition des restes à réaliser telle que définie au § 7.2.1.1. "Restes à réaliser de la section d'investissement - communes de moins de 3.500 habitants". 7.2.2.2. En section de fonctionnement Les communes de 3.500 habitants et plus ayant l'obligation de procéder au rattachement des charges et des produits à l'exercice, les restes à réaliser en section de fonctionnement ne concernent que les opérations n'ayant pas donné lieu à rattachement. Ils correspondent :
7.3. CHRONOLOGIE DES OPERATIONS DE CLOTURE DE L'EXERCICE 7.3.1. La clôture de l'exercice L'exercice est annuel. Il débute le 1er janvier et s'achève le 31 décembre. Toutefois, il existe une période dite " journée complémentaire " d'un mois qui permet au maire de procéder à l'émission des titres de perception et des mandats correspondant aux droits acquis et aux services faits jusqu'au 31 décembre. Cette journée complémentaire ne couvre que les opérations concernant exclusivement la section de fonctionnement (article D.2342-3 du CGCT). Il n'y a pas de journée complémentaire pour l'investissement, à l'exception des opérations d'ordre budgétaires. L'exercice n'est donc effectivement clos qu'au 31 janvier, la fin de l'exercice étant rétroactivement fixée au 31 décembre. L'arrêté des comptes intègre obligatoirement les opérations intervenues au titre de l'exercice clos pendant la journée complémentaire jusqu'au 31 janvier. 7.3.2. La production du compte de gestion Le compte de gestion est produit au plus tard le 1er juin (article L.1612-12 du CGCT). 7.3.3. Le vote du compte de gestion Le conseil municipal entend, débat et arrête les comptes de gestion des receveurs sauf règlement définitif (article L.2121-31 du CGCT). 7.3.4. Le vote du compte administratif L'arrêté des comptes de la collectivité est constitué par le vote du conseil municipal sur le compte administratif présenté par le maire avant le 30 juin de l'année suivant l'exercice après production par le comptable du compte de gestion (article L.1612-12 du CGCT). Il est arrêté si une majorité des voix ne s'est pas dégagée contre son adoption (articles L.1612-12 et L.2121-31 du CGCT). Le maire joint à ce compte les développements et explications nécessaires pour éclairer le conseil municipal, ainsi que le représentant de l'État chargé du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire, afin de permettre d'apprécier ses actes administratifs pendant l'exercice écoulé (article D.2342-3 du CGCT). Dans les séances où le compte administratif du maire est débattu, le conseil municipal élit son président. Le maire se retire au moment du vote du compte administratif après sa discussion (article L.2121-14 du CGCT). Le compte administratif est déposé à la mairie (article L.2341-1 du CGCT) et, le cas échéant, à la mairie annexe, où il est remis sur place à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent son adoption. Le public est avisé de la mise à disposition par tout moyen de publicité au choix du maire (article L.2313-1 du CGCT). Le compte administratif est présenté chaque année par le maire au conseil municipal (article L.2121-31 du CGCT). Le compte administratif a donc un caractère obligatoire. S'il n'est pas voté avant le 30 juin, et transmis au représentant de l'État dans le département au plus tard le 15 juillet, ce dernier saisit la Chambre Régionale des Comptes (CRC) du plus proche budget voté par la collectivité territoriale (article L.1612-12 du CGCT visé ci-dessus). La saisine de la C.R.C. a pour effet de dessaisir l'assemblée de ses pouvoirs budgétaires dans les conditions fixées par l'article L.1612-14 du CGCT Il faut entendre par budget toute décision budgétaire, c'est-à-dire budget primitif, mais aussi budget supplémentaire ou décision modificative. La C.R.C. n'est donc pas saisie du compte administratif proprement dit, mais de la sincérité d'une décision budgétaire qui n'intègre pas l'arrêté des comptes de l'exercice écoulé. Comme à l'article L.1612-2 du CGCT, le législateur ne donne pas au représentant de l'Etat le pouvoir d'apprécier l'opportunité de la saisine, qui intervient dès que la date limite se trouve dépassée. Si celui-ci ne saisit pas la C.R.C. de l'absence du vote du budget primitif, il doit au minimum l'en informer en motivant l'absence de saisine. Si le compte administratif n'est pas voté, il n'y a pas d'arrêté des comptes (article L. 1612-12 du CGCT). Le vote tardif du compte administratif n'est pas un motif de sa nullité (CE 28 juillet 1995, Mme MEDES) mais, s'il intervient après le 15 juillet, la procédure de saisine de la C.R.C.doit être enclenchée par le représentant de l'État. Conformément à l'article L. 2121-31 du CGCT, le vote du compte administratif est annuel. Il ne peut donc intervenir après le 31 décembre de l'exercice N+1. Le conseil municipal ne peut valablement délibérer sur le compte administratif s'il ne dispose pas de l'état de situation de l'exercice clos (CE 3 novembre 1989, Gérard Ecorcheville et autres). 7.4. LE COMPTE ADMINISTRATIF : EQUILIBRE ET SINCERITE 7.4.1. Le contrôle de l'équilibre du compte administratif Lorsque le compte administratif fait apparaître un déficit égal ou supérieur à 10 % des recettes de la section de fonctionnement pour les communes dont la population est inférieure à 20.000 habitants et à 5 % pour celles dont la population est supérieure, le représentant de l'État saisit la chambre régionale des comptes. La composition du résultat doit faire l'objet d'un examen vigilant : même si le déficit se situe en dessous du seuil de 5 ou 10 % évoqué ci-dessus, ou s'il existe un excédent global, la constatation d'un déficit de fonctionnement représente toujours un indicateur financier défavorable. Une telle situation, si elle ne nécessite pas la saisie de la chambre régionale des comptes au titre de l'article L.1612-14 du CGCT peut donner lieu à une demande de vérification de gestion sur la base de l'article L.211-8 du code des juridictions financières et, au minimum, à une analyse financière. Ce déficit doit correspondre au résultat d'ensemble de l'exercice considéré : il résulte de la somme algébrique des soldes des sections de fonctionnement et d'investissement du compte administratif principal, éventuellement majoré du déficit du ou des comptes administratifs annexes. En conséquence, pour l'application des dispositions législatives qui précèdent :
La chambre régionale des comptes dispose d'un délai d'un mois à compter de sa saisine par le représentant de l'Etat pour proposer à la commune les mesures de redressement nécessaires au rétablissement de l'équilibre budgétaire. Le budget primitif de l'exercice suivant lui est automatiquement transmis par le représentant de l'État dans le département. 7.4.2. Le contrôle de la sincérité du compte administratif Le représentant de l'Etat exerce en outre un contrôle de la sincérité du compte administratif (article L.1612-14 du CGCT). La sincérité des réalisations s'apprécie par comparaison avec les résultats du compte de gestion voté par le conseil municipal. La sincérité des restes à réaliser s'apprécie par comparaison, d'une part, avec les états joints au compte administratif et issus de la comptabilité des engagements, pour les dépenses, d'autre part, avec tout document susceptible d'établir la réalité ou le caractère certain de la recette (Conseil d'État, 1997, commune de Garges-les-Gonesses). Le représentant de l'État, dans l'exercice du contrôle de la sincérité du compte administratif, est habilité à demander la production de ces justifications (arrêté du 26 avril 1996 relatif à la comptabilité des dépenses engagées ; article D.2342-11 du CGCT). La constatation de l'insincérité du compte administratif peut conduire le représentant de l'État à saisir la chambre régionale des comptes dans les conditions fixées par l'article L.1612-14 du CGCT sur la base du déficit réel. Par ailleurs, la sincérité des inscriptions comptables portées au compte administratif constitue une condition de la légalité de la délibération approuvant ce compte administratif (TA de Basse-Terre 1er mars 1994). Un compte administratif insincère peut faire l'objet d'une annulation par le juge administratif. (1) Cf. titre 1, chapitre 3 "les autorisations
budgétaires" du présent tome. 1. PRINCIPES GENERAUX Selon les dispositions de l'article L.1617-1 du CGCT, les fonctions du receveur municipal sont exercées par un comptable direct du Trésor ayant la qualité de comptable principal. Aux termes de l'article L.2343-1 du même code, le comptable de la commune est chargé seul et sous sa responsabilité d'exécuter les recettes et les dépenses, de poursuivre la rentrée de tous les revenus de la commune et de toutes les sommes qui lui sont dues, ainsi que d'acquitter les dépenses ordonnancées par le maire jusqu'à concurrence des crédits régulièrement accordés. Par ailleurs, conformément aux dispositions de l'article 11 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, les comptables publics sont seuls chargés : - de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes qui leur
sont remis par les ordonnateurs, des créances constatées par
un contrat, un titre de propriété ou autre titre dont ils assurent
la conservation ainsi que de l'encaissement des droits au comptant et des
recettes de toute nature que les organismes publics sont habilités
à recevoir ; Le receveur municipal en tant que comptable public, est, en outre, amené à faire, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire un certain nombre de contrôles formels précisés par les articles 12 et 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 précité avant de prendre en charge les titres et les mandats émis par le maire. Comme tout comptable principal, le receveur municipal doit rendre ses comptes au juge des comptes. Aussi sa comptabilité comporte-t-elle deux volets : - le premier, intitulé "comptabilité budgétaire",
permet au conseil municipal et au juge des comptes de s'assurer du respect
des autorisations budgétaires ; 2. ORGANISATION DE LA COMPTABILITE BUDGETAIRE Ce premier volet de la comptabilité du receveur municipal est organisé de façon à lui permettre : - de suivre, en permanence, tant en recettes qu'en dépenses, la consommation
des crédits par rapport au niveau de vote du budget ; A cet effet, la comptabilité budgétaire du receveur municipal comporte deux états : - un état de consommation des crédits ; Outre ces deux états, il est établi des fiches budgétaires à l'appui desquelles sont classés les titres et les mandats. 2.1. L'ETAT DE CONSOMMATION DES CREDITS Cet état, destiné à faire apparaître en permanence le solde des crédits disponibles par rapport aux crédits votés suivant le niveau auquel le budget a été voté, est détaillé par chapitre, par article et éventuellement par article spécialisé. L'état de consommation des crédits budgétaires est toujours présenté de façon identique, que le budget soit voté par nature ou par fonction. L'investissement apparaît avant le fonctionnement et les dépenses avant les recettes. Il indique : 2.2. L'ETAT DE REALISATION DES DEPENSES ET DES RECETTES Ce second état de la comptabilité budgétaire retrace l'ensemble des mandats et des titres émis par l'ordonnateur et pris en charge par le receveur municipal au cours d'un exercice donné. Il permet de servir la partie de l'état de consommation des crédits réservée à la description de l'exécution du budget. Le classement retenu pour ce document est le même que celui qui est exposé au paragraphe précédent pour suivre la consommation des crédits. L'exécution des dépenses et des recettes étant effectuée au niveau de l'article budgétaire, l'état des réalisations est toujours détaillé par article. Cet état présente, pour chaque article ouvert au budget, le
cumul des émissions de titres ou de mandats depuis le premier janvier
de l'exercice. Il comporte les indications suivantes : L'état des réalisations des dépenses et des recettes comporte, enfin, une totalisation par chapitre puis une récapitulation de l'ensemble des chapitres. 2.3. LES FICHES BUDGETAIRES Pour permettre au receveur municipal de classer les titres et les mandats pris en charge dans ses écritures, des "fiches budgétaires" sont établies par articles ouverts au budget, chaque fiche faisant en outre l'objet d'une récapitulation. Les fiches budgétaires mentionnent, pour chaque mouvement
: Les fiches budgétaires comportent également, pour les mandats et les titres à imputation multiple, la référence à la fiche à laquelle le mandat ou le titre est joint. Lorsque le budget est voté par fonction, des fiches annexes aux fiches budgétaires sont élaborées pour chacun des articles afférents aux opérations (investissement) et services (fonctionnement) ventilables, c'est-à-dire pour tous les articles identifiés par les codes à deux chiffres 90 et 92. Pour les opérations relatives à ces rubriques, une fiche est établie par article et par compte par nature au niveau le plus fin du plan de comptes ; les titres et les mandats correspondants sont joints à cette fiche annexe lors de leur production au juge des comptes. Les fiches budgétaires sont classées dans le même ordre que celui retenu pour "l'état de consommation des crédits" et de "l'état des réalisations des dépenses et recettes". L'ensemble des documents décrits ci-dessus permet au receveur municipal de suivre, au jour le jour, la consommation des crédits disponibles et de connaître, par article, le montant des mandats et des titres pris en charge ainsi que le détail des dépenses et des recettes correspondantes. 2.4. TRANSMISSION A L'ORDONNATEUR DES DOCUMENTS RELATIFS A L'EXECUTION BUDGETAIRE L'état de consommation des crédits et l'état des réalisations des dépenses et des recettes sont transmis selon une périodicité arrêtée conjointement par le maire et le receveur municipal. Cette transmission doit en tout état de cause intervenir, au moins une fois par mois, dans les communes de 500 habitants et plus, et au moins une fois par trimestre, dans celles de moins de 500 habitants. 3. LA COMPTABILITE GENERALE DE LA COMMUNE 3.1. PRINCIPES
Elle retrace :
Chaque opération affecte d'un même montant un ou plusieurs comptes débités et un ou plusieurs comptes crédités. Cette méthode présente notamment l'avantage de faciliter les contrôles d'exactitude à tous les stades de la comptabilité.
L'application de ce principe tout au long de l'exercice permet de dégager, à tout moment et avec rigueur, des résultats budgétaires ou financiers significatifs.
Toutefois, une journée complémentaire permet, d'une part, à l'ordonnateur d'émettre, pour les seules opérations de la section de fonctionnement et de stocks ainsi que pour les opérations d'ordre, les mandats et les titres de recettes correspondant à des droits ou obligations constatés se rapportant à l'année qui s'est achevée, et, d'autre part, au comptable de comptabiliser les mandats et titres émis durant cette période. La journée complémentaire s'étend du 1er janvier au 31 janvier. Durant la journée complémentaire, les opérations faisant intervenir les comptes de disponibilités ne peuvent être décrites dans la comptabilité de l'exercice qui s'achève. Elles le sont dans l'exercice qui commence.
La connaissance de la composition du patrimoine doit faciliter sa gestion par les autorités responsables qui peuvent, en particulier, prendre les mesures de renouvellement et de conservation nécessaires, en prévoyant les moyens financiers appropriés.
3.2. ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 3.2.1. Dispositions générales relatives aux supports comptables
- un livre-journal enregistrant les opérations soit
au jour le jour, soit par récapitulation, au moins mensuelle, des totaux
de ces opérations à la condition de conserver dans ce cas, tous
documents permettant de vérifier ces opérations, jour par jour
ou de tenir des journaux auxiliaires.
Dans un ordre propre à chacun d'eux, le livre-journal et le grand-livre classent un même ensemble d'écritures. Il y a toujours relation d'égalité entre les totaux des écritures du livre-journal et les totaux des écritures du grand-livre. Le livre-journal et le grand-livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et livres auxiliaires ou documents en tenant lieu, que l'importance et les besoins du service l'exigent. Les données, enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires ou documents en tenant lieu, sont périodiquement centralisées dans le livre-journal et le grand-livre. Conformément aux dispositions du premier alinéa ci-dessus, cette récapitulation doit intervenir au moins une fois par mois. L'organisation de la comptabilité des communes reprend les deux systèmes décrits dans le plan comptable général en les adaptant au système informatique utilisé. Par ailleurs, il est ouvert une série de registres comptables distincts pour le budget principal et chaque budget annexe. 3.2.2. Description des supports comptables dans la comptabilité communale 3.2.2.1. Registres comptables de première écriture
Le "journal général" ou "livre-journal" est un registre de première écriture, dans lequel sont enregistrées chronologiquement, au jour le jour, toutes les opérations affectant la comptabilité générale de la collectivité. Le journal général comprend les rubriques suivantes
: - B.E. pour les écritures relatives à la reprise en balance d'entrée,- le compte débité et le compte crédité ; - le libellé de l'opération ; - les références des pièces ; - le montant inscrit en débit et le montant inscrit en crédit. Le journal général est utilisé dans les postes comptables gérés en micro informatique.
Les journaux auxiliaires (ou journaux divisionnaires) sont utilisés dans les postes comptables gérés en télégestion ; ils sont au nombre de cinq : - deux journaux de prise en charge : le journal "des titres" et le journal "des mandats" où sont inscrits les titres de recettes et les mandats de paiement pris en charge dès que le comptable a terminé les contrôles auxquels il est tenu ; Les totaux de ces journaux auxiliaires sont reportés journellement dans un "journal-général centralisateur". 3.2.2.2. Le grand livre Toutes les informations enregistrées au journal général ou aux journaux divisionnaires sont reportées au "grand livre", ce document étant constitué par l'ensemble des fiches ouvertes, à raison, d'une fiche par compte figurant au plan de comptes par nature. Chaque fiche du grand livre comporte obligatoirement : - la date ; Les fiches du grand livre mentionnent également le compte de contrepartie utilisé pour chaque opération, ainsi que le solde cumulé de chaque compte. Les totaux des masses débitrices et des masses créditrices de l'ensemble des fiches du "grand-livre" doivent être égaux au total des débits et des crédits du journal général ou du journal centralisateur. 3.2.2.3. Livres auxiliaires divers Les livres auxiliaires obligatoirement tenus sont le livre auxiliaire des comptes de tiers et des comptes financiers, le livre auxiliaire des capitaux et des immobilisations et le livre auxiliaire des provisions pour dépréciation des stocks, des comptes de tiers et des comptes financiers.
Il permet de suivre les opérations qui ne peuvent être détaillées sur les fiches du grand-livre et d'établir, en fin d'exercice, les états de développement des soldes à produire à l'appui du compte de gestion. Chaque comptable organise la tenue du livre des comptes de tiers et des comptes financiers selon les besoins du service mais dans tous les cas la présentation des fiches doit permettre de dégager facilement, à tout moment, le montant total des débits et des crédits. Une colonne est affectée aux émargements lorsque cela est nécessaire. Figurent notamment, dans ce livre auxiliaire, les comptes relatifs aux : - retenues de garanties et oppositions (c/ 4017 et 4047) ; Les comptes mouvementés en contrepartie des comptes budgétaires ne sont généralement pas suivis au livre auxiliaire des comptes de tiers et des comptes financiers. Les comptes de restes à payer (comptes 401, 404, 4671) et de restes à recouvrer (comptes 411 et 4672) font l'objet de développements spécifiques. En ce qui concerne les restes à payer et les restes à recouvrer sur exercices antérieurs, ce sont les minutes de ces états qui constituent une annexe au livre auxiliaire sur lequel les opérations sont portées globalement, par exercice.
Le "livre auxiliaire des capitaux et des immobilisations" est organisé de façon à suivre, en détail, la composition de l'actif et du passif de la commune. Il permet au receveur municipal : - de veiller à la conservation des droits de la commune ; Le "livre auxiliaire des capitaux et des immobilisations" est constitué par la réunion des fiches sur lesquelles sont suivies les opérations des comptes ou des subdivisions des comptes suivants : - compte 1025, "Dons et legs en capital" ; Les comptes du fichier des capitaux et des immobilisations sont tenus en débit et crédit. Ils doivent présenter, à tout moment, des résultats identiques à ceux des comptes du "grand-livre" dont ils donnent le développement. Lorsque le grand-livre est servi en détail, les fiches ouvertes pour la tenue de ce document peuvent, notamment pour certains comptes comme les comptes 1025, 1027, 13, 15, 18 ou encore 481, être utilisées comme support pour la tenue du fichier des capitaux et des immobilisations. Il est ouvert un compte par groupe d'opérations identiques, ou par opération, lorsque celle-ci présente un caractère particulier, notamment lorsqu'il convient de calculer un amortissement ou une provision. Les amortissements et les provisions ainsi que les reprises sur provisions et subventions reçues figurent sur la fiche de l'opération concernée. Ces montants sont répartis sur les fiches ouvertes au titre des reprises (subdivisions du compte 139), des amortissements (subdivisions du compte 28) et des provisions (subdivisions du compte 15). Chaque fiche ou compte du fichier des capitaux et des immobilisations porte un numéro indicatif. La tenue de ces fiches, ou comptes, ne dispense pas le comptable d'ouvrir des dossiers par emprunt, immeuble, prêt, etc. où sont classés les contrats, avenants, correspondances importantes se rapportant aux emprunts, immeubles, prêts en question. Ces dossiers portent les mêmes numéros et intitulés que les fiches correspondantes. Ne sont décrits ci-après que les fiches les plus importantes : - subventions transférables
Chaque provision est portée sur une fiche faisant référence au stock, à la créance ou au compte financier provisionné. 3.2.2.4. Balance des comptes Périodiquement, les totaux de chacun des comptes ouverts au grand livre sont reportés à la balance. Ce document intègre pour chaque compte : - les numéros de compte, dans l'ordre croissant du plan de comptes par nature ; La somme des débits apparaissant à la balance est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs. La balance est produite à l'ordonnateur selon une périodicité arrêtée conjointement avec le comptable. La périodicité minimale de cette production ne doit, toutefois, pas être supérieure à un mois dans les communes de 500 habitants et plus et à trois mois dans les communes de moins de 500 habitants. 3.2.2.5. Situations périodiques Le receveur municipal indique au maire, l'ensemble des informations qu'il est en mesure de produire, en fonction de l'équipement informatique de son poste comptable, afin d'arrêter la périodicité de la production des documents correspondants. Une situation financière indiquant l'évolution des comptes de disponibilités (3), des comptes de tiers (4), des restes à recouvrer ou à payer, des encaissements et des paiements avant prise en charge, de l'exécution du budget et de la situation des comptes, doit en tout état de cause être produite au moins une fois par mois dans les communes de 500 habitants et plus et au moins une fois par trimestre dans les communes de moins de 500 habitants. 4. DESCRIPTION DES OPERATIONS 4.1. OPERATIONS BUDGETAIRES La comptabilisation des opérations de prise en charge conduit à distinguer : - les émissions de titres de recettes ; 4.1.1. Prise en charge des titres de recettes 4.1.1.1. Titres en plusieurs années Les références fondamentales des titres juridiques matérialisant les droits de la collectivité (baux, contrats divers, valeurs de portefeuille) productifs de revenus sont enregistrés sur le répertoire P 52-A, lors de la première réception du titre de recettes s'exécutant en plusieurs années. En début d'exercice, le comptable dresse la liste exhaustive des produits à recevoir qu'il adresse à l'ordonnateur ; pour les produits variables dont le montant n'est pas encore connu, le comptable indique pour mémoire le produit de l'exercice précédent. Dès que le montant de la recette peut être liquidé, le comptable en informe l'ordonnateur. La mise en recouvrement de ces produits s'effectue comme pour les autres recettes par émission d'un titre de recettes à l'initiative de l'ordonnateur, dès que les droits de la collectivité sont exigibles. Si le comptable constate l'absence d'émission de titre lors de l'exigibilité de la créance, il adresse un rappel écrit à l'ordonnateur. 4.1.1.2. Titres annuels Les titres de recettes récapitulés sur un bordereau établi en triple exemplaire sont adressés au comptable. Après avoir procédé aux contrôles qui lui incombent (validité des titres, concordance des documents, etc.), le comptable prend en charge les titres de recettes en les enregistrant, d'une part, dans sa comptabilité budgétaire à l'article concerné et d'autre part, dans sa comptabilité générale, au crédit des comptes correspondant à la nature des recettes, par le débit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des débiteurs. Cette dernière opération est constatée au journal général (poste en micro-informatique) ou au journal des titres (poste en télégestion). L'un des exemplaires du bordereau est renvoyé au maire et l'autre au comptable centralisateur. Les titres de recettes relatifs à la section de fonctionnement émis durant la journée complémentaire sont inscrits, de la même façon, sur les registres de comptabilité, par des écritures rattachées à la journée du 31 décembre. Le grand-livre est servi dès la prise en charge des titres de recettes. Les bordereaux de titres sont conservés et leur montant est contrôlé au minimum le dernier jour de chaque mois tant avec la comptabilité budgétaire qu'avec la comptabilité générale. 4.1.1.3. Rattachement des frais de poursuites Les frais de poursuites sont rattachés au compte de prise en charge où figure la créance par le crédit du compte 4781, ce compte est débité par le crédit du compte au Trésor lors de la réception de l'état des frais de poursuites taxés transmis par le comptable centralisateur. 4.1.2. Prise en charge des mandats Les mandats sont récapitulés sur un bordereau établi en trois exemplaires : l'un destiné au comptable lui-même, le second pour être joint au compte de gestion, le troisième devant être renvoyé à l'ordonnateur après avoir été revêtu de la mention "Vu bon à payer". Après avoir procédé aux contrôles qui lui incombent en application du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962, le comptable prend les mandats en charge, en les enregistrant d'une part dans sa comptabilité budgétaire à l'article concerné et d'autre part dans sa comptabilité générale au débit des comptes correspondant à la nature de la dépense par le crédit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des créanciers. Cette dernière opération est constatée au journal des mandats ou au journal général. Les mandats relatifs à la section de fonctionnement émis durant la journée complémentaire sont inscrits, de la même façon, sur les registres de comptabilité, par des écritures rattachées à la journée du 31 décembre. Les mandats qui ne peuvent être mis en paiement en raison d'une insuffisance de trésorerie sont pris en charge dans les conditions habituelles. Le "grand-livre" est servi dès la prise en charge des mandats de paiement. Le comptable sert, le cas échéant, à partir des bordereaux de mandat, le livre auxiliaire des comptes de tiers et financiers. Les bordereaux de mandats émis sont conservés pour former le carnet des mandats émis. Leur montant est contrôlé au minimum le dernier jour de chaque mois tant avec la comptabilité budgétaire qu'avec la comptabilité générale. 4.1.3. Refus de prise en charge Le comptable peut être amené à suspendre la mise en paiement d'un mandat (voir Titre 3, Chapitre 2, § 6.2.2. du présent tome). De même, il peut être conduit à ne pas prendre en charge un titre de recettes et à le renvoyer, pour régularisation, à l'ordonnateur (voir Titre 3, Chapitre 1, § 3.1 du présent tome). Les mandats et titres refusés, appuyés de leurs pièces justificatives, sont renvoyés en même temps que le troisième exemplaire du bordereau destiné à l'ordonnateur et sur lequel le comptable indique :
Sur le (ou les exemplaires) qu'il conserve, le comptable annote les documents refusés et rectifie les totaux et l'arrêté du bordereau. 4.1.4. Réquisition de paiement Lorsque le comptable a suspendu le paiement d'un mandat et notifié à l'ordonnateur sa décision motivée, celui-ci peut compléter le dossier de mandatement ou adresser au comptable un ordre de réquisition auquel ce dernier se conforme sous réserve des cas prévus à l'article L.1617-3 du CGCT. Dans l'un et l'autre cas, le mandat litigieux qui avait été refusé est porté sur un nouveau bordereau de mandats. 4.2 OPERATIONS DE TRESORERIE 4.2.1. Encaissements L'émission des titres de recettes précède normalement leur recouvrement ; toutefois certaines catégories de recettes tels les emprunts et les dotations de l'Etat, sont encaissées avant l'émission du titre correspondant. 4.2.1.1. Encaissement après émission des titres de recettes Les encaissements sur produits budgétaires sont imputés
dans la comptabilité de la collectivité au débit du compte
au Trésor par le crédit : Si l'application informatique permet d'éditer une liste des titres mentionnant les dates de règlement par les débiteurs, les bordereaux, les titres et les bulletins de perceptions ne sont pas émargés. Les opérations de recouvrement se rapportant à des titres émis au cours des exercices antérieurs sont suivies globalement sur les fiches grand-livre et en détail à l'état des restes à recouvrer. 4.2.1.2. Encaissements avant émission des titres de recettes Les encaissements effectués avant prise en charge des titres sont constatés au débit du compte 515 par le crédit : - soit du compte 4711, s'il s'agit d'une recette encaissée par un régisseur ; A la réception des titres de recettes appuyés des relevés P 503, le comptable les comptabilise dans les conditions visées au § 4.1.1. par crédit du compte budgétaire et débit de la subdivision appropriée du compte 471. 4.2.2. Paiements Les opérations de paiement sont généralement exécutées après la prise en charge des mandats. Il arrive toutefois qu'exceptionnellement le paiement précède l'émission du mandat correspondant. 4.2.2.1. Paiements après mandatements Les règlements de dépenses sont imputés, au crédit du compte au Trésor, dans la comptabilité de la collectivité par le débit : - soit des comptes de tiers crédités, lors de la prise en charge, s'il s'agit de mandats de l'exercice courant ; Si l'application informatique permet d'éditer une liste des mandats mentionnant leur date de règlement, les bordereaux et les mandats ne sont pas émargés. Les opérations de règlement se rapportant à des mandats émis au cours d'un exercice antérieur sont suivies globalement sur les fiches "grand-livre" et en détail sur l'état des restes à payer. 4.2.2.2. Paiements avant mandatement Les paiements sans mandatement préalable sont imputés dans la comptabilité de la commune au débit du compte 4721 "Dépenses réglées sans mandatement préalable", après que le comptable a effectué les contrôles qu'impose l'exercice de sa responsabilité pécuniaire (en particulier le contrôle de la disponibilité des crédits budgétaires au compte définitif d'imputation). Cette procédure est notamment utilisée pour le règlement des annuités d'emprunt et lorsque la collectivité a demandé la domiciliation sur son compte au Trésor des quittances d'eau, de gaz, d'électricité et de téléphone. La demande de l'ordonnateur pour obtenir cette procédure est valable une fois pour toutes jusqu'à révocation et justifie dans les écritures du receveur l'opération jusqu'à sa régularisation. La régularisation est effectuée au vu d'un mandat établi mensuellement par l'ordonnateur pour l'imputation aux comptes de dépenses concernés et, en tout état de cause, avant la clôture de l'exercice au cours duquel elles ont été payées. 4.3. OPERATIONS PARTICULIERES 4.3.1. Réductions et annulations de titres de recettes 4.3.1.1. Titres de l'exercice en cours Les réductions, ou les annulations, qui concernent un titre de l'exercice en cours sont inscrites dans la comptabilité budgétaire en réduction de l'article initialement mouvementé. Dans la comptabilité générale le compte par nature qui avait enregistré la recette initiale est débité par crédit au compte 466 "Excédents de versement" lorsque la rectification se rapporte à un titre déjà recouvré ou dans le cas contraire, par crédit des comptes de tiers débités du montant des prises en charge. 4.3.1.2. Titres des exercices antérieurs Les réductions ou annulations concernant des titres émis au cours d'exercices antérieurs sont formalisées par un mandat. Elles sont inscrites au crédit, soit du compte 466 "Excédents de versement", lorsque la rectification se rapporte à un titre déjà recouvré, soit du compte où le titre de recettes figure en restes à recouvrer, par le débit selon le cas : - du compte 673 "Titres annulés" lorsque les titres se rapportent à une opération de la section de fonctionnement ; Dans la comptabilité budgétaire, les réductions ou annulations sont inscrites soit à l'article 673 (vote par nature), ou à l'article fonctionnel initialement mouvementé (vote par fonction , préciser dans ce cas la fonction concernée), si elles concernent la section de fonctionnement, soit à l'article initialement mouvementé, si elles concernent la section d'investissement. Le comptable annote le titre rectifié de la référence à l'opération de réduction ou d'annulation. 4.3.1.3. Admission en non-valeur Les admissions en non-valeur se traduisent par un débit du compte 6541 "Créances admises en non-valeur" et un crédit de la subdivision intéressée du compte de tiers où figure la créance. L'écriture est passée au vu d'un mandat émis par l'ordonnateur et appuyé de la décision de l'assemblée délibérante prononçant l'admission en non-valeur. Dans la comptabilité budgétaire, le mandat est imputé à l'article 654 (vote par nature) ou à l'article 935.654 (vote par fonction). 4.3.2. Réductions et annulations de mandats 4.3.2.1. Mandats de l'exercice en cours Les réductions ou annulations qui concernent un mandat de l'exercice en cours sont inscrites, dans la comptabilité budgétaire, à l'article initialement mouvementé, et dans la comptabilité générale, au crédit du compte par nature qui avait enregistré la dépense initiale. L'opération est constatée dès réception
du mandat de réduction ou d'annulation émis par l'ordonnateur,
avec débit : Le mandat réduit ou annulé est annoté de la référence à la rectification opérée. 4.3.2.2. Régularisation opérée après la clôture de l'exercice Le titre rectificatif est traité comme un titre de recettes ordinaire et imputé au crédit du compte budgétaire, débité à l'origine, si la rectification se rapporte à une dépense d'investissement ou au crédit du compte 773 "Mandats annulés" s'il s'agit d'une dépense de fonctionnement. En contrepartie le comptable débite soit le compte 46721 si le mandat a été payé, soit le compte de restes à payer où figure le mandat dans le cas contraire. Dans la comptabilité budgétaire, le titre est imputé soit à l'article 773 (vote par nature), ou à l'article fonctionnel initialement mouvementé (vote par fonction, préciser dans ce cas la fonction concernée), s'il concerne la section de fonctionnement, soit l'article initialement mouvementé, s'il concerne la section d'investissement. 4.3.2.3. Dette atteinte par la déchéance quadriennale Le montant des mandats atteints par la déchéance quadriennale est inscrit au crédit du compte 773 "Mandats annulés ou atteints par la déchéance quadriennale" si le mandat concerne une dépense de fonctionnement et au compte d'investissement initialement débité s'il concerne une dépense d'investissement. Dans la comptabilité budgétaire, cette opération est traitée comme au paragraphe précédent. 4.4. RECTIFICATION D'ECRITURES Toute rectification d'écriture est inscrite sur un registre chronologique et numérotée. Lorsque le comptable a commis une erreur dans l'inscription d'une opération, il doit, dès qu'il l'a décelée, procéder à la rectification nécessaire. Le comptable annule par soustraction les inscriptions erronées et les remplace par l'écriture exacte. Dans tous les cas, le redressement est appuyé d'une mention explicative en marge du registre des rectifications d'écritures. 5. COMPTABILITE DES VALEURS INACTIVES 5.1. DEFINITION Les valeurs inactives sont principalement constituées par des formules de différentes natures qui n'acquièrent une valeur ou ne forment un titre que dans la mesure où elles ont fait l'objet d'une émission par le comptable ou un agent habilité à cet effet. 5.2. PRINCIPES DE COMPTABILITE Les opérations concernant les valeurs inactives sont décrites dans des comptes spéciaux de la classe 8, distincts des comptes de la comptabilité générale, qui sont les suivants : 861 - Comptes de position : titres et valeurs en portefeuille Les valeurs inactives sont comptabilisées pour un montant conventionnel, déterminé en fonction de leur nature et uniforme pour toutes les opérations, à savoir : la valeur faciale ou la valeur d'émission des timbres, tickets, carnets, brochures, permis et formules diverses. Les comptes sont groupés de façon à faire apparaître : - d'une part, le montant des prises en charge (compte 863) ; Ces comptes sont subdivisés par nature de valeurs inactives. Les comptes affectés à une catégorie déterminée de valeurs, fonctionnent de façon autonome et ne sont pas appelés à jouer avec les comptes d'une autre catégorie de valeurs. En entrée, figure le montant des valeurs prises en charge dans la comptabilité des valeurs inactives et, en sortie, le montant des valeurs qui ont cessé de figurer parmi ces prises en charge. Le solde de la subdivision correspond au montant des valeurs détenues à la fois par le comptable et ses correspondants, notamment par les régisseurs. Il doit être identique au montant des soldes des sous-comptes du compte 863 "Comptes de prise en charge". Les comptes de prise en charge ne peuvent jamais être débiteurs. Les comptes de position ne peuvent jamais être créditeurs. Le solde créditeur du compte de prise en charge d'une valeur déterminée doit toujours être égal à la somme des soldes débiteurs des comptes indiquant la position de cette valeur dans le portefeuille du comptable et chez ses correspondants. La comptabilité des valeurs inactives est tenue sur un journal grand-livre. Il est rappelé que les formules délivrées aux régisseurs doivent être suivis dans le cadre de la régie. 5.3. DOCUMENTS A ETABLIR EN FIN D'EXERCICE Il est établi une balance générale qui est annexée à la balance générale des comptes du grand-livre. En outre la situation des comptes de valeurs inactives figure sur un tableau spécial inclus dans le compte de gestion. Le compte 863 est justifié en débit et en crédit. Les comptes 861 et 862 sont justifiés pour leur solde par la production d'un procès-verbal formant compte d'emploi ou par un état de développement des soldes donnant le détail des valeurs détenues tant par le comptable que par les correspondants. 6. ARRETE DES ECRITURES Les documents de fin d'exercice (compte de gestion, états des restes, etc.) sont établis après la clôture de l'exercice, c'est-à-dire au terme de la journée complémentaire (31 janvier N+1). La journée complémentaire permet la comptabilisation dans la gestion qui s'achève, des dernières opérations de l'exercice, à savoir :
6.1. COMPTABILISATION DES RECETTES ET DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT DE LA GESTION QUI S'ACHEVE Les titres de recettes et les mandats de paiement de la gestion qui s'achève et émis durant la journée complémentaire sont pris en charge dans la comptabilité de l'exercice qui se termine selon les mêmes modalités qu'en cours d'exercice. En revanche, les opérations d'encaissement et de décaissement se rapportant à l'exécution de l'exercice qui s'achève (N) sont, dès le 1er janvier, constatées dans les registres comptables de l'exercice suivant (N+1). Les encaissements correspondant à des recettes prises en charge au débit des comptes 4111 et 46721 sont comptabilisés au crédit des comptes 4112 et 46722 jusqu'au 30 juin, date d'établissement des états de restes à recouvrer. Au 1er juillet, les soldes débiteurs des comptes 4112 et 46722 sont transportés, par écriture, au débit des comptes 4114 et 46724 où sont désormais suivis les restes à recouvrer. Les décaissements se rapportant à des mandats pris en charge au crédit des comptes 4011, 4041, 4211 et 46711 sont comptabilisés au débit des comptes 4012, 4042, 4212 et 46712 jusqu'au 30 juin, date d'établissement des états de restes à payer. Au 1er juillet, les soldes créditeurs des comptes 4012, 4042, 4212 et 46712 sont transportés, par écriture, au crédit des comptes 4014, 4044, 4214 et 46714 où sont désormais suivis les restes à payer. Les encaissements et les décaissements relatifs à des opérations prises en charge aux autres comptes de tiers de la gestion qui s'achève continuent d'être suivis à ces mêmes comptes après le 1er janvier de l'exercice suivant. 6.2. OPERATIONS D'ORDRE 6.2.1. Opérations d'ordre budgétaires Ces opérations exécutées à l'initiative de l'ordonnateur et qui ne se traduisent ni par des encaissements ni par des décaissements ont néanmoins une incidence sur le budget. Elles affectent un compte de dépense et un compte de recette et donnent lieu à l'émission d'un mandat et d'un titre. Certaines des opérations d'ordre de fin d'exercice sont semi-budgétaires (ou mixtes). Elles se traduisent par une recette et un débit ou par une dépense et un crédit. Ainsi en est-il, notamment : - pour la partie du résultat affectée au financement de la section d'investissement qui donne lieu à l'émission d'un titre de recettes enregistré au compte 1068 et à un débit du compte 110 ; La liste des opérations d'ordre budgétaires et d'ordre semi-budgétaires figure en annexe 4 du présent tome. 6.2.2. Opérations d'ordre semi-budgétaires Certaines des opérations d'ordre de fin d'exercice sont semi-budgétaires. Elles se traduisent par une recette et un débit ou par une dépense et un crédit. Ainsi en est-il, notamment :
La liste des opérations d'ordre semi-budgétaires figure en annexe n°5 du présent tome. 6.2.3. Opérations d'ordre non budgétaires Ces opérations n'ont pas d'incidence sur la trésorerie et elles ne donnent pas lieu à émission de titres et de mandats. Elles sont constatées dans les seules écritures du comptable mais elles peuvent dans certains cas être initiées par l'ordonnateur. Elles correspondent à des mouvements entre les comptes de la section d'investissement, sans relation avec des tiers, et qui répondent généralement à la nécessité d'ajuster certains postes de bilan. Il s'agit notamment : - du transfert des travaux terminés aux comptes d'immobilisations ; La liste des opérations d'ordre non budgétaires figure en annexe n°4 du présent tome. 6.3. RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUITS A L'EXERCICE Cette procédure qui n'est obligatoire que pour les communes et établissements de 3.500 habitants ou plus, est traitée au Titre 3, Chapitre 4, § 1.1. du présent tome. 7. COMPTE DE GESTION 7.1. DISPOSITIONS GENERALES 7.1.1. Présentation du compte de gestion Le compte de gestion du receveur est un document de synthèse qui rassemble tous les comptes mouvementés au cours de l'exercice accompagnés des pièces justificatives correspondantes. Le compte de gestion répond à deux objectifs
: Matériellement, un compte de gestion est constitué de deux parties : le compte de gestion sur chiffres et le compte de gestion sur pièces. Le compte de gestion sur chiffres présente les résultats de l'exercice ; il retrace, également l'évolution du patrimoine de la commune entre le 1er janvier et le 31 décembre de cet exercice. Le compte de gestion sur pièces rassemble l'ensemble des documents qui permettent de justifier les opérations du receveur municipal : opérations budgétaires, opérations d'ordre, opérations de trésorerie, etc. Le compte de gestion sur chiffres est établi en trois exemplaires : - une minute à conserver par le comptable ; Il est formé de feuillets enliassés et numérotés. Le compte de gestion est établi par le comptable en fonction à la clôture de l'exercice mais il est signé par tous les comptables qui se sont succédés depuis le début de la gestion ou par le comptable en fonction dans les conditions fixées par le décret n°79-124 du 5 février 1979 modifié par le décret n°93-283 du 1er mars 1993 (instruction n°93-130 R.M du 29 novembre 1993). En cas de changement de comptable en cours d'exercice, chaque comptable n'est responsable que de sa gestion personnelle. Si le comptable entrant formule des réserves sur la gestion de son prédécesseur, une balance des comptes doit être établie et produite à l'appui du compte de gestion de façon à permettre au juge des comptes d'apprécier la part prise par chaque comptable dans cette gestion. 7.1.2. Délais de présentation du compte de gestion Le compte de gestion est, en application des dispositions de l'article L.1612-12 du CGCT, produit au maire avant le 1er juin qui suit la clôture de l'exercice, afin d'être présenté à l'assemblée délibérante qui arrête les comptes. Pour réduire les délais de présentation du compte de gestion à l'assemblée délibérante, l'ordonnateur porte sur les derniers bordereaux de titres et de mandats, une mention certifiant la conformité de leurs montants avec sa comptabilité administrative. Ainsi, le comptable peut-il adresser son compte de gestion au comptable supérieur avant que ce document ne soit visé par l'ordonnateur. Le décret n°2003-187 du 5 mars 2003 relatif à la production des comptes de gestion des comptables des collectivités locales impose par ailleurs qu'"après avoir été soumis au vote des organes délibérants, les comptes de gestion sont mis en état d'examen et produits par le comptable à la chambre régionale ou territoriale des comptes au plus tard le 31 décembre qui suit la clôture de l'exercice auquel ils se rapportent". Afin de respecter le calendrier fixé par les textes, le receveur municipal doit préparer son compte de gestion tout au long de l'année : - en classant régulièrement les mandats et les titres accompagnés des pièces justificatives qui figurent à l'appui des fiches budgétaires éditées à sa demande grâce aux applications informatiques dont il dispose ; 7.1.3. Rôle du comptable supérieur Avant d'être transmis à l'ordonnateur, le compte de gestion est soumis à une première vérification de la part du trésorier-payeur général (ou receveur des finances) qui en certifie l'exactitude. Dès que le vote du conseil municipal est intervenu, le receveur municipal adresse à nouveau, dans les meilleurs délais, son compte de gestion accompagné, cette fois, de toutes les justifications exigées par la réglementation, soit pour apurement administratif, soit pour mise en état d'examen avant sa production au juge des comptes. 7.2. CONTEXTURE DU COMPTE DE GESTION Le compte de gestion comprend trois parties : - la première partie se rapporte à l'exécution du budget ; 7.2.1. Exécution du budget Cette première partie du compte de gestion se compose de deux états permettant d'appréhender l'exécution du budget par rapport à l'autorisation donnée par le conseil municipal, lors du vote de ce budget. Ces deux états sont complétés par deux tableaux synthétiques indiquant respectivement : - les résultats budgétaires de l'exercice ; Par ailleurs, pour les communes de 3.500 habitants et plus, le compte de gestion donne, sous la forme d'un tableau croisé nature/fonction, la retranscription par fonction de l'ensemble des dépenses et des recettes comptabilisées au compte par nature au cours de l'exercice. 7.2.1.1. État de consommation des crédits Comme il a été indiqué supra au § 2.1, cet état retrace les autorisations de dépenses et de recettes telles qu'elles résultent du budget ainsi que les réalisations correspondantes. L'état de consommation des crédits comporte les informations prévues au paragraphe 2.1 du présent chapitre et se présente de la façon suivante : - les autorisations de dépenses sont retracées avant les autorisations de recettes ;
Crédits votés sans opération
Crédits votés par opération
Opérations pour le compte de tiers
Les autorisations et les réalisations de dépenses et de recettes sont classées à l'intérieur des trois premières rubriques visées ci-dessus dans l'ordre croissant des chapitres et articles budgétaires. Toutefois, pour les budgets votés par nature, les chapitres "globalisés" sont classés avant les chapitres "simples". Les lignes codifiées 022 et 023 ou 938 et 939 correspondent respectivement aux dépenses imprévues et au virement à la section d'investissement. - La ligne 024 dans le cas d'un vote par nature et 95 dans le cas d'un vote par fonction
En conséquence, les chapitres regroupant les articles précités enregistrent, au titre des cessions, à la fois des prévisions et des exécutions à due concurrence. En revanche, les lignes 024 et 95, qui ne comportent pas d'exécution, font apparaître le montant prévu au budget diminué de l'exécution opérée sur les articles précités. Lorsque les cessions s'avèrent en exécution supérieures aux prévisions figurant au budget, les lignes 024 et 954 font apparaître une prévision négative à hauteur de la différence. 7.2.1.2. État des réalisations des dépenses et des recettes L'état de réalisations des dépenses et de recettes comporte les informations suivantes : - le numéro de chapitre/article ; Le classement retenu pour retracer l'exécution des dépenses et des recettes est le même que celui exposé ci-dessus pour retracer la consommation des crédits. Toutefois, ne sont pas repris dans cet état, les chapitres 020 (ou 918) "Dépenses d'investissement imprévues", 021 (ou 919) "Virement de la section de fonctionnement", 022 ou 938 "Dépenses de fonctionnement imprévues", 023 (ou 939) "Virement à la section d'investissement", qui ne donnent pas lieu à émission de titre et de mandat. Il en est de même pour les lignes codifiées qui correspondent respectivement aux résultats d'investissement et de fonctionnement reportés. Les dépenses et les recettes sont classées au sein des rubriques dans l'ordre croissant des articles, chacune des rubriques faisant l'objet d'une totalisation. Une sommation des totaux des rubriques est effectuée. L'état de réalisation des dépenses et des recettes est appuyé d'une récapitulation par chapitre, toutes rubriques confondues. 7.2.1.3. États relatifs aux résultats budgétaires de l'exercice et aux résultats d'exécution du budget principal et des budgets annexes
Cet état, établi pour le budget principal et pour chaque budget annexe, fait apparaître pour chacune des deux sections du budget et pour les recettes et les dépenses, les prévisions budgétaires totales, les émissions de titres et de mandats, les annulations ainsi que les recettes et dépenses nettes. Il indique le résultat budgétaire de l'exercice.
Cet état indique, successivement, pour le budget principal, les budgets annexes à caractère administratif et les budgets annexes à caractère industriel et commercial : - le résultat à la clôture de l'exercice précédent ; Une globalisation des différents résultats est effectuée. 7.2.1.4. Tableau croisé nature/fonction (communes de 3.500 habitants et plus) Ce tableau a pour finalité d'appréhender l'ensemble des flux budgétaires et financiers de l'exercice, d'une part, sous un aspect patrimonial et, d'autre part, sous un aspect fonctionnel. Il comporte les deux types de documents suivants :
- un état détaillé comportant une présentation croisée "nature-fonction", d'une part, au niveau du chapitre budgétaire et du compte à deux chiffres (ou trois chiffres) du plan de comptes par nature (avec regroupement au niveau des chapitres globalisés) et, d'autre part, au niveau des sous-fonctions et rubriques de la nomenclature fonctionnelle sauf pour les communes de moins de 10.000 habitants où la présentation se fait à la fonction. - un état récapitulatif, par section, en dépenses et en recettes, définissant le croisement "nature/fonction" au niveau d'une part, du chapitre budgétaire et, d'autre part, de la fonction.
- un état détaillé, par section, comportant une présentation croisée "nature/fonction" au niveau de l'article budgétaire et du compte à deux ou trois chiffres du plan de comptes par nature. - un état récapitulatif comportant une présentation croisée "nature/fonction", d'une part, au niveau du chapitre budgétaire et, d'autre part, au niveau du compte à deux chiffres ou trois chiffres du plan de comptes par nature. Les opérations non ventilables ne figurent que sur l'état récapitulatif. 7.2.2. Situation financière Elle se compose de la balance générale des comptes, du compte de résultat et du bilan. 7.2.2.1. Balance générale des comptes La balance développe dans l'ordre croissant des comptes ouverts au plan de comptes par nature, la balance d'entrée, les opérations budgétaires et non budgétaires de l'exercice, et la balance de sortie. 7.2.2.2. Compte de résultat Il récapitule l'ensemble des recettes et des dépenses de fonctionnement de l'exercice de manière à faire apparaître le résultat comptable de l'exercice qui se décompose en :
Les recettes fiscales qui constituent la ressource essentielle de la collectivité sont classées en premier dans les produits courants non financiers. Le compte de résultat est établi sous forme de liste. Le modèle du compte de résultat est annexé à la présente instruction. 7.2.2.3. Bilan Le bilan récapitule dans différentes rubriques et différents postes, et sous forme de tableau, l'ensemble des éléments d'actif et de passif de la commune. Il rappelle les éléments correspondants de l'exercice précédent. Le modèle du bilan est annexé à la présente instruction. 7.2.3. Situation des valeurs inactives La troisième partie du compte de gestion retrace, sous forme de balance, la situation des comptes de position (comptes 861 et 862) et des comptes de prise en charge (compte 863). 7.3. JUSTIFICATIONS A JOINDRE AU COMPTE DE GESTION La confection du compte de gestion s'effectue selo n les principes fixés par l'instruction n°03-030-M0 du 9 mai 2003. Le compte sur chiffres appuyé des pièces générales et des pièces justificatives des opérations budgétaires de l'exercice est adressé au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances). 7.3.1. Liste des pièces générales Les pièces générales, outre les pièces d'entrée et de sortie de fonction ainsi que les pièces établissant la qualité des signataires, sont les suivantes : - expédition du budget primitif accompagné de ses annexes, le budget supplémentaire, les décisions modificatives ; 7.3.2. Dispositions particulières à certaines pièces générales 7.3.2.1. Etats des restes à recouvrer et à payer
Les états des restes sont établis, nominativement, à raison, selon le cas, d'une ligne par titre, débiteur, mandat ou créancier. Chaque ligne indique : - un numéro d'ordre tiré d'une série ininterrompue par compte et par année ; Une colonne d'émargement permet au comptable de porter sur l'exemplaire qu'il conserve la date d'apurement. Si un état des restes à recouvrer présente, malgré les recherches, une différence en plus par rapport au solde en écriture, la différence est mentionnée sur cet état. Son montant est porté, dans tous les cas, au débit du compte de restes à recouvrer par crédit du compte 466 "Excédents de versement" puis, au terme de la prescription acquisitive, au compte 7718 "Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion". Les différences en moins sur les états des restes à payer sont traitées de la même manière. Lorsqu'un état des restes à recouvrer fait apparaître une différence en moins ou lorsqu'un état des restes à payer fait apparaître une différence en plus, le montant de cette différence est porté selon le cas au crédit du compte de restes à recouvrer ou au crédit du compte de restes à payer, par le débit du compte 429 "Déficits et débets des comptes et régisseurs".
Les états des restes sont obligatoirement établis à la date du 30 juin suivant la clôture de l'exercice. Les restes à recouvrer et les restes à payer au titre des prises en charge de l'exercice sont justifiés par un état nominatif qui indique en en-tête : - le montant des prises en charge de l'exercice ;
Les états des restes à recouvrer et à payer sur exercices antérieurs sont arrêtés au 31 décembre de l'exercice. Les restes à recouvrer sont justifiés, en débit, par référence à l'état des restes à recouvrer produit à l'appui de la gestion précédente, et en solde, par un état des restes nominatifs arrêté à la clôture de l'exercice. Les restes à payer sont justifiés en crédit par référence à l'état des restes à payer produit à l'appui de la gestion précédente, en débit par les mandats soldés dans la gestion et en solde par un état des restes nominatifs arrêté à la clôture de l'exercice. Le montant des états des restes à recouvrer et des restes à payer sur exercices antérieurs doit être égal au solde des comptes de tiers correspondants, à la clôture de l'exercice. 7.3.2.2. États de développement des soldes Les comptes de la classe 4 non justifiés par des états de restes et les soldes de la classe 5, à l'exception du compte 515 "Compte au Trésor", sont justifiés par des états de développement des soldes arrêtés à la clôture de l'exercice dont un exemplaire est adressé à l'ordonnateur, pour son information. Il n'y pas lieu de produire des états "NÉANT". 7.3.2.3. État de l'actif et état des flux d'immobilisations L'état de l'actif est établi tous les deux ans (pour les exercices budgétaires pairs) à partir du fichier des immobilisations, qui est tenu à la disposition du juge des comptes. Pour les exercices budgétaires impairs, un état des flux d'immobilisations est produit au compte de gestion du receveur municipal.
Toutes les immobilisations, quelle que soit leur nature, sont inscrites à l'état de l'actif par catégorie (incorporelles, corporelles et financières) dans l'ordre du plan de comptes par nature, puis dans l'ordre croissant des numéros d'inventaire attribués par l'ordonnateur. Chaque immobilisation ainsi répertoriée donne lieu aux informations suivantes : - année d'acquisition ; Il doit y avoir correspondance entre le montant des immobilisations figurant au bilan et le montant total des subdivisions correspondantes de l'état de l'actif. L'état de l'actif et l'état des flux d'immobilisations sont signés par le comptable et visés par l'ordonnateur.
Cet état recense l'ensemble des flux annuels de l'exercice, qu'il s'agisse des entrées, des sorties ou des modifications patrimoniales diverses. 7.3.2.4. Fiches des opérations d'ordre non budgétaires ou semi-budgétaires Les opérations d'ordre constatées par le comptable sont décrites sur des fiches qui rappellent l'objet et le montant de chaque opération et portent référence aux opérations initiales et, le cas échéant, aux justifications produites. Les mouvements affectant les divers comptes sont récapitulés sur un état dressé dans l'ordre croissant des comptes. Cet état et les fiches de détail sont visés par l'ordonnateur et joints aux pièces générales du compte de gestion. 7.3.3. Pièces justificatives des opérations budgétaires de l'exercice Chaque fiche budgétaire de recettes et de dépenses sert de fiche récapitulative des titres de recettes et des mandats de paiement correspondants. Les pièces justificatives des opérations intéressant plusieurs comptes sont produites à l'appui de la fiche récapitulative du compte principal. Les fiches récapitulatives des autres comptes comportent une mention de référence au compte à l'appui duquel les justifications sont produites. Les opérations budgétaires de l'exercice sont justifiées par les pièces particulières suivantes :
Ces documents appuyés de leurs pièces justificatives sont enliassés et joints à la fiche budgétaire correspondante.
Ces documents appuyés de leurs pièces justificatives sont enliassés et joints à la fiche budgétaire correspondante. - par une mention portée sur la fiche budgétaire de dépenses faisant renvoi à l'état des restes à payer de l'exercice pour les mandats non réglés à la date d'établissement des états de restes de l'exercice. 7.4. DISPOSITIONS A PRENDRE LORS DE LA REPRISE DES ECRITURES Après établissement et vérification de la balance définitive, les soldes des comptes des classes 1 à 5 figurant sur cette balance sont repris dans les écritures de la nouvelle gestion par balance d'entrée au grand-livre. Les soldes des comptes 4011, 4041, 4211 et 46711 sont repris par balance d'entrée aux comptes 4012, 4042 et 46712, les soldes des comptes 4111 et 46721 aux comptes 4112 et 46722. Le résultat de l'exercice qui vient de s'achever, calculé
extra-comptablement, est repris en balance d'entrée au compte 12. (3) Indiquer le numéro du dernier
mandat payé. L'objet du présent chapitre est de préciser, d'une part, les conditions de suivi des immobilisations à l'inventaire communal et, d'autre part, d'organiser la transmission des informations entre l'ordonnateur et le comptable. 1. L'ECONOMIE GENERALE DU DISPOSITF 1.1. PRINCIPES GENERAUX La responsabilité du suivi des immobilisations incombe, de manière conjointe, à l'ordonnateur et au comptable. Le premier est chargé plus spécifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient l'inventaire, registre justifiant la réalité physique des biens ; le second est responsable de leur enregistrement et de leur suivi à l'actif du bilan : à ce titre, il tient l'état de l'actif ainsi que le fichier des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant à la balance et au bilan. L'inventaire et l'état de l'actif ont des finalités différentes mais doivent, en toute logique, correspondre. Cette correspondance repose largement sur la qualité des échanges d'informations entre l'ordonnateur et le comptable, sur la base de l'attribution par l'ordonnateur d'un numéro d'inventaire aux actifs immobilisés. Les dispositions ci-après concernent tant les immobilisations dont la collectivité est propriétaire que celles dont elle est affectataire ou bénéficiaire au titre d'une mise à disposition. 1.2. DEFINITION DU DOMAINE DE RECENSEMENT DES IMMOBILISATIONS Les immobilisations concernées par le recensement selon les modalités décrites ci-après sont celles enregistrées en classe 2, qu'il s'agisse d'immobilisations incorporelles (subdivisions du compte 20), d'immobilisations corporelles (subdivisions des comptes 21, 22, 23 et 24) ou d'immobilisations financières (subdivisions des comptes 26 et 27). Seuls les comptes par nature suivants ne font l'objet d'aucun suivi à l'état de l'actif : - compte 229 "Droits de l'affectant" ; 1.3. L'IMPORTANCE DE L'ATTRIBUTION DU NUMERO D'INVENTAIRE L'attribution d'un numéro d'inventaire participe pleinement à améliorer la connaissance du patrimoine communal et sa gestion (coût analytique). Attribué lors de l'entrée de l'immobilisation au bilan de la commune, le numéro d'inventaire va permettre de suivre tous les événements relatifs à la vie d'une immobilisation :
Lorsque ces événements s'enregistrent par opérations d'ordre budgétaires, les titres et les mandats nécessaires au passage de ces opérations devront systématiquement faire référence au numéro d'inventaire : il en va ainsi des opérations d'acquisition, de cessions, d'échanges, de travaux en régies, de travaux d'adjonction, des amortissements et le cas échéant des provisions. Il en va de même pour les opérations précitées passées par opérations d'ordre non budgétaires. Ces dernières n'entrant cependant pas dans le champ du protocole INDIGO INVENTAIRE, la mise à jour de l'état de l'actif est effectuée par le comptable au vu des informations papier transmises par l'ordonnateur. Les modalités de transmission de l'information relative au passage de ces opérations sont décrites au chapitre 3 du titre 3 du présent tome. 2. LA DEFINITION ET LES MODALITES D'ATTRIBUTION DU NUMERO D'INVENTAIRE 2.1. LA DEFINITION ET LES CARACTERITIQUES DU NUMERO D'INVENTAIRE Le numéro d'inventaire est un identifiant numérique ou alphanumérique permettant d'individualiser une immobilisation ou un groupe d'immobilisations. Ce numéro d'inventaire est librement attribué par l'ordonnateur, dans la limite des 25 caractères prévus à cet effet dans la zone "NumInvent" du protocole INDIGO INVENTAIRE. Un numéro d'inventaire attribué ne peut en aucun cas faire l'objet d'une seconde attribution pour une autre immobilisation ; deux numéros d'inventaire identiques ne peuvent donc apparaître tant à l'inventaire de l'ordonnateur qu'à l'état de l'actif du comptable. Le numéro d'inventaire ne doit pas obligatoirement faire référence au numéro de comptes par nature de l'immobilisation: à titre d'exemple, il n'est pas obligatoire de débuter le numéro d'inventaire par les subdivisions comptables des immobilisations incorporelles (compte 20). 2.2. LES MODALITES D'ATTRIBUTION DU NUMERO D'INVENTAIRE Ainsi, chacune des immobilisations (ou le cas échéant catégories d'immobilisation) incorporelles, corporelles ou financières, dont la commune est propriétaire, affectataire ou bénéficiaire au titre d'une mise à disposition, doit être consignée sous un numéro d'inventaire librement déterminé par l'ordonnateur. Le numéro d'inventaire attribué lors de l'entrée dans le patrimoine communal est rappelé à chaque mouvement patrimonial affectant cette immobilisation, permettant ainsi de suivre l'évolution historique de l'immobilisation. Par mesure de simplification, dans le cadre de l'attribution de ces numéros d'inventaire, il convient notamment de distinguer : - les biens individualisables, 2.2.1. Les biens individualisables Chaque bien individualisable (bâtiment, installation, agencement et aménagement, véhicule, certains mobiliers et matériels) est affecté d'un numéro d'inventaire spécifique. Les immobilisations incorporelles (brevets, licences...) et les immobilisations financières (titre de participation, titre immobilisé, prêt, etc.) sont également affectées d'un numéro d'inventaire spécifique. 2.2.2. Les biens acquis par lot Un lot peut être défini comme une catégorie homogène de biens : - dont le suivi individualisé ne présente pas d'intérêt ; Pour ce type de biens, un numéro d'inventaire unique peut être attribué par lot. Si un lot comprend des biens de valeur unitaire différente, la sortie de ces biens de l'inventaire et du fichier des immobilisations s'effectue selon la méthode dite du "premier entré, premier sorti" ou selon la méthode dite du coût moyen pondéré. Une décision de l'ordonnateur, adressée au comptable, doit mentionner l'option choisie. Par souci de cohérence, l'ordonnateur ne peut, dans le cas d'une cession partielle de lot, procéder à un changement ultérieur de méthode de calcul, une fois celle-ci adoptée. Exemple : soit un lot de 100 chaises d'un montant total de 5.000 euros (50 d'un montant
unitaire de 60 euros et 50 d'un montant unitaire de 40 euros). Ces 100 chaises
sont consignées sous un même numéro d'inventaire. - Méthode du "premier entré - premier sorti" :
Les acquisitions de livres, d'encyclopédies, de disques et de cassettes qui constituent un fonds documentaire lors de la création d'une bibliothèque (ou de son extension) et qui peuvent, de ce fait, être considérées comme une opération d'investissement au même titre que les autres équipements nécessaires au fonctionnement de la bibliothèque, sont traitées comme les lots et consignés sous un seul numéro d'inventaire. De telles immobilisations corporelles constamment renouvelées et dont la valeur globale est d'importance secondaire, peuvent être conservées à l'actif pour une quantité et une valeur fixe si leur quantité, leur valeur, et leur composition ne varient pas sensiblement. Ces immobilisations ne font pas l'objet d'amortissements sous réserve que les dépenses relatives à leur renouvellement soient imputées à la section de fonctionnement du budget.
L'assemblée délibérante peut décider de fixer un seuil unitaire en-deçà duquel les immobilisations de peu de valeur, ou dont la consommation est très rapide, s'amortissent sur un seul exercice (voir Tome I, Titre 1, Chapitre 2, commentaires du compte 28). Ces biens peuvent être affectés d'un même numéro d'inventaire lorsqu'ils sont de même nature et acquis au cours d'un même exercice. Par mesure de simplification et sauf décision contraire de l'ordonnateur, ces biens sont sortis de l'actif dès qu'ils ont été totalement amortis, c'est-à-dire, le 31 décembre de l'année qui suit celle de leur acquisition. 2.2.3. Les frais d'études, de recherche et de développement et les frais d'insertion
Les frais d'études effectués en vue de la réalisation d'investissements sont imputés au compte 2031 "Frais d'études" soit lors du règlement à l'entreprise, soit lors de la constatation des "travaux en régie" si l'étude a été menée par les moyens propres de la collectivité. Dans les deux cas de figure, les frais d'études font l'objet d'une attribution de numéro d'inventaire. Lorsque les frais d'études enregistrés au compte 2031 sont virés (par opération d'ordre budgétaire) à la subdivision intéressée du compte d'immobilisation en cours (compte 23) lors du lancement des travaux, il peut être attribué le même numéro d'inventaire à l'immobilisation en cours que celui attribué à l'origine aux frais d'études correspondants. Si les études ne sont pas suivies de réalisation, les frais correspondants sont amortis sur une période qui ne peut dépasser cinq ans (compte 28031 "Amortissement des frais d'études"). Le numéro d'inventaire est rappelé lors de la constatation de l'amortissement. Les frais de publication et d'insertion des appels d'offres dans la presse engagés par les communes dans le cadre des marchés publics pour des opérations d'investissement, et imputés au compte 2033 "Frais d'insertion", suivent le même traitement
On entend par "frais de recherche et de développement", les dépenses qui correspondent à l'effort de recherche et de développement réalisé par les moyens propres de la collectivité pour son propre compte. En sont par conséquent exclus les frais réalisés pour le compte de tiers, frais normalement inscrits aux comptes de charges ou d'opérations sous mandat. S'ils sont transférés à l'actif (Tome 1, Titre 1, Chapitre 2, commentaires du compte 2032), les frais de recherche et de développement font l'objet d'une attribution de numéro d'inventaire selon les modalités décrites précédemment. Quelle que soit la suite réservée au projet, les frais de recherche et de développement doivent être amortis. Le numéro d'inventaire est rappelé lors de la constatation de l'amortissement. 2.2.4. Les travaux en cours La commune peut acquérir des "immobilisations en cours", soit en exerçant elle-même la totalité des attributions de la maîtrise d'ouvrage, soit en confiant à un mandataire tout ou partie des attributions de cette maîtrise d'ouvrage. Quel qu'en soit le mode d'acquisition, les travaux ainsi que les frais destinés à permettre la construction, sont comptabilisés à la subdivision intéressée du compte 23 "Immobilisations en cours". Les avances versées sur commandes d'immobilisations corporelles ou incorporelles de même que les acomptes versés à des mandataires de la collectivité sont imputés au compte 237 "Avances versées sur commandes d'immobilisations incorporelles" ou 238 "Avances versées sur immobilisations corporelles" où ils subsistent, tant que l'utilisation de ces avances n'est pas justifiée ; lorsque les travaux sont exécutés par un mandataire de la collectivité, cette justification doit intervenir au moins une fois l'an. Comme pour toute immobilisation, ces avances et acomptes font l'objet d'une attribution de numéro d'inventaire. Au vu des pièces justifiant l'exécution des travaux, les comptes 238 ou 237 sont soldés et les montants virés par opération d'ordre budgétaire aux comptes d'immobilisations en cours (comptes 231 ou 232). Ces immobilisations en cours peuvent alors être attributaires du même numéro d'inventaire que celui originellement attribué aux avances imputées aux comptes 237 et 238. Enfin, après l'achèvement des travaux, en vue de faciliter leur intégration définitive dans le patrimoine de la commune aux subdivisions des comptes 20 et 21, l'ordonnateur doit reprendre le même numéro d'inventaire que celui préalablement attribué à ces travaux en cours (comptes 231 et 232), et ce uniquement si l'intégration s'effectue en une seule fois et à la même subdivision du compte par nature. En effet, si la collectivité sait à l'avance que les travaux en cours (subdivisions du compte 23) seront intégrés progressivement ou par tranche au compte définitif d'immobilisation (subdivisions des comptes 20 et 21), l'ordonnateur doit d'attribuer un numéro d'inventaire différent pour chaque partie de travaux en cours devant faire ultérieurement l'objet d'une intégration progressive ou d'une intégration par tranche. 2.2.5. Les travaux en régie Les immobilisations créées par les services de la commune sont comptabilisées à leur coût de production qui correspond au coût d'acquisition des matières consommées augmenté des charges directes de production (matériel et outillage acquis ou loués, frais de personnel, etc., à l'exclusion des frais financiers et des frais d'administration générale). La production d'immobilisation donne lieu à une opération d'ordre budgétaire : un titre destiné à neutraliser les charges constatées durant l'exercice à la section de fonctionnement et, en contrepartie, un mandat en section d'investissement destiné à intégrer l'immobilisation au bilan. A cette occasion, il convient d'attribuer un numéro d'inventaire à chacune des immobilisations produites par la commune. 2.2.6. Les subventions d'équipement versées Les subventions d'équipement versées constituent des immobilisations incorporelles imputées aux subdivisions du compte 204 "Subventions d'équipement versées" et sont amorties sur une durée ne pouvant dépasser 5 ans s'il s'agit de bénéficiaires privés ou 15 ans s'il s'agit de bénéficiaires publics (cf. commentaires du compte 28, Tome 1). Comme toute immobilisation, la subvention doit se voir attribuer un numéro d'inventaire, rappelé lors de la constatation de son amortissement. Toutefois, s'agissant d'une immobilisation à caractère particulier (notamment du fait de l'absence de lien avec les notions de dépréciation, de cessions), il est possible d'attribuer un numéro unique d'inventaire par exercice, par subdivision du compte 204 et par durée identique d'amortissement. 2.2.7. Les adjonctions Le bien principal et l'adjonction sont attributaires d'un numéro d'inventaire différent quand les plans d'amortissements sont distincts. Afin de pouvoir conserver l'information relative au lien entre l'adjonction et le bien principal, il est peut être conseillé soit d'utiliser une codification particulière au sein même du numéro d'inventaire (en intégrant des données alphanumériques telles que, par exemple, les mentions HV pour toutes les immobilisations relatives à l'hôtel de ville), soit d'utiliser la zone relative aux renseignements divers (en y indiquant le numéro d'inventaire attribué à l'immobilisation principale). 2.2.8. Les immobilisations affectées, concédées, affermées ou mises à disposition Pour faciliter leur suivi à l'inventaire, il est conseillé que le numéro d'inventaire attribué à une immobilisation affectée, mise à disposition dans le cadre d'un transfert de compétence, affermée ou concédée soit celui initialement attribué à l'immobilisation concernée. Cette solution est toutefois envisageable seulement si l'immobilisation en question est intégralement affectée, concédée, affermée ou mise à disposition. En effet, si l'immobilisation ne l'est que partiellement, cette partie de l'immobilisation doit être attributaire d'un numéro d'inventaire différent. Il est préconisé :
3. LES MODALITES DE TRANSMISSION DES INFORMATIONS PATRIMONIALES 3.1. PRESENTATION GENERALE L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre au comptable l'ensemble des informations patrimoniales relatives aux mouvements enregistrés sur les immobilisations en utilisant, le cas échéant, le protocole INDIGO-INVENTAIRE. Toutefois, pour les opérations patrimoniales correspondant à des opérations d'ordre non budgétaires (cas des opérations de mises à la réforme, d'apports en nature, de mise à disposition, en concession ou affermage), les informations sont transmises par l'ordonnateur au comptable au moyen de documents papiers spécifiques (certificat administratif, délibération, procès-verbal de mise à disposition, etc.). (cf. Titre 3, Chapitre 3). Par ailleurs, lorsque les provisions sur le compte 29 constituent des opérations d'ordre semi-budgétaires, la transmission des informations au comptable sera assurée au moyen de fiches spécifiques comportant le numéro d'inventaire, le numéro de compte nature et le montant de la provision. 3.2. LES MODALITES PRATIQUES Les informations relatives aux entrées et aux sorties de biens du patrimoine (cession, destruction, réforme, affectation, mise à disposition, etc.) doivent être régulièrement transmises par l'ordonnateur au comptable selon une périodicité telle qu'elle permette, d'une part, de procéder aux ajustements budgétaires et comptables nécessaires, et d'autre part, de s'assurer de la concordance des données en matière de patrimoine communal. Il est conseillé de prévoir des échanges infra-annuels d'informations patrimoniales. Cette transmission peut intervenir au fur et à mesure des acquisitions et des cessions d'immobilisations, c'est-à-dire simultanément au mandatement, afin de lisser la charge de travail relative à l'ajustement de l'inventaire et de l'état de l'actif. Dans ce cas, l'ordonnateur a la possibilité d'indiquer le numéro d'inventaire sur le corps du mandat (ou du titre de recettes en cas de cession). Toutefois, afin que le comptable puisse opérer l'ensemble des contrôles qui lui incombent et assurer la correspondance entre les opérations budgétaires et les informations patrimoniales, il est conseillé que la transmission de l'information patrimoniale intervienne une fois le mandat ou le titre de recettes pris en charge par le comptable. Hormis ces transmissions d'informations un état récapitulatif des entrées et des sorties d'immobilisations, accompagné d'un état annexe des amortissements et/ou des provisions constatés, doit être et adressés au comptable en fin d'exercice. Cet état, accompagné d'un état annexe des amortissements et/ou des provisions constatés, doit reprendre, dans l'ordre croissant des comptes du plan de comptes par nature, l'ensemble des informations patrimoniales transmises infra-annuellement par INDIGO INVENTAIRE (ou par l'intermédiaire de support papier pour les provisions et les opérations patrimoniales d'ordre non budgétaires). L'état, établi en triple exemplaire par l'ordonnateur, est transmis au comptable qui le vise après vérification, et en renvoie deux exemplaires à l'ordonnateur. Ce dernier joint l'un des exemplaires au compte administratif
et l'autre, à l'appui des opérations d'ordre budgétaires constatées
à l'occasion des cessions.
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