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Finances locales > Comptabilités locales > La comptabilité M14 > L'INSTRUCTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE M14 AU 1ER JANVIER 2008 > Titre 2 - Les protocoles informatiques
1. LA NOTION D'INTERFACE
Le présent titre a pour finalité de rappeler la façon dont le maire et le comptable organisent matériellement les échanges d'informations budgétaires et comptables qui leur sont nécessaires pour assumer les missions dont ils ont respectivement la charge.
L'existence d'un budget et l'application des règles de la comptabilité publique aux communes comme à l'ensemble des collectivités locales, s'expliquent par le caractère public de leurs ressources et plus particulièrement par le recours à l'impôt. La séparation des fonctions qui en découle, entre le maire et le comptable, donne au conseil municipal l'assurance que les autorisations qu'il accorde en votant le budget, seront respectées. Toutefois, cette organisation, qui contribue à rendre particulièrement fiable les mouvements financiers et comptables d'une commune, ne doit pas priver le maire de sa liberté de gestion ni entraver le bon fonctionnement des services communaux. C'est la raison pour laquelle la présente instruction a prévu des échanges d'informations réciproques entre le maire et le comptable. Le maire doit ainsi transmettre au comptable les décisions budgétaires, les titres de recettes et les mandats de paiement accompagnés de leurs bordereaux. De son côté, le comptable doit porter régulièrement à la connaissance du maire, selon des périodicités définies au titre 4, chapitre 2 "La comptabilité du receveur municipal" du présent tome, toutes les données enregistrées dans sa comptabilité notamment celles concernant les encaissements et les décaissements. Cette mise à disposition d'informations peut prendre des formes diverses selon les besoins des services de l'ordonnateur. Il s'agit, dans la plupart des cas, d'états portant sur la situation de trésorerie, des comptes de tiers (classe 4) et financiers (classe 5) et du développement de certains soldes. En outre, le comptable adresse, périodiquement, une copie de la "balance générale des comptes" à l'ordonnateur. Ces échanges d'informations peuvent être assurés sous forme papier et transmis par voie postale. Ils peuvent aussi prendre des formes plus modernes en utilisant des supports magnétiques et de messageries informatiques mais cela suppose au préalable la détermination de normes communes. Les structures des fichiers d'échanges et de données dématérialisés entre les ordonnateurs et les comptables, les informations échangées et leurs caractéristiques, ainsi que toute évolution relative à leur modification sont fixées par les annexes n°10 et 11 du présent tome, après concertation avec les associations ou organismes représentant les collectivités et établissements concernés. Le recours à l'informatique a conduit à repenser les modalités d'échange d'informations entre l'ordonnateur et le comptable. Des procédures d'interface ont ainsi été mises en place pour assurer la continuité des traitements entre les services de l'ordonnateur et ceux du comptable, quels que soient les équipements dont ils sont dotés (1). En effet, pour que les outils informatiques du comptable puissent donner leur pleine mesure, il est apparu opportun de rechercher une complémentarité avec les moyens de traitement dont dispose le maire. Des systèmes totalement incompatibles entre eux conduisent
à la ressaisie des données, d'où un ralentissement des traitements, des risques
d'erreurs et des retours d'informations moins aisés : la généralisation de procédures
d'interface qui définissent des normes communes tout en préservant les prérogatives
des ordonnateurs, notamment dans le choix de leurs équipements informatiques,
doit permettre d'y remédier. Note : (1) L'informatisation des trésoreries s'appuie
sur deux techniques différentes : Le recours à l'une ou à l'autre de ces techniques
est en général fonction de la taille de la commune, la télégestion
étant réservée de préférence aux postes gérant
des collectivités locales ayant à traiter un volume élevé
d'opérations. Dans le cadre des travaux conduits avec le Conseil national
des services publics départementaux et dommunaux, des procédures d'échanges
avaient été arrêtées et mentionnées dans un document dénommé "Protocole RCT".
A ces trois fichiers, le protocole INDIGO intègre un fichier
appelé "INDIGO INVENTAIRE", destiné au suivi informatisé de l'état de l'actif,
par le biais d'un numéro d'inventaire (Cf. titre 4, chapitre 3 "L'inventaire"
du présent tome).
En outre, le protocole OCRE met à disposition des services
ordonnateurs les données détenues par le comptable sous une logique de flux,
après avoir fourni, au démarrage du système, une situation globale des titres,
mandats et comptes de tiers.
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