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Finances locales > Budget des collectivités > Les pièces justificatives des dépenses publiques locales > La liste des pièces justificatives : les grandes rubriques > Préambule : définitions et principes
1. Collectivités
Dans la présente nomenclature, le terme "collectivité" s'entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé visés à l’article D.1617-19 du code général des collectivités territoriales. Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotés d’un comptable public.
La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil général, du conseil régional, ou du conseil d’administration ("délibération") ; de l’organe régulièrement habilité à agir en leurs lieu et place (commission permanente du conseil général ou du conseil régional, par exemple), ou de l’autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple). Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l’ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu'elle soit signée par l'ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l'ordonnateur n'a pas l'obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. article. D.1617-23 du code général des collectivités territoriales). Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l'ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l'assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée). De la même façon, en ce qui concerne la section d'investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l'ordonnateur d'effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l'objet d'une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante. S'agissant particulièrement des établissements publics de santé, la décision émane soit du conseil d'administration ("délibération"), soit du directeur qui peut déléguer sa signature. S’agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d’un comptable public, l’assemblée délibérante est le syndicat. L’état prévisionnel des recettes et des
dépenses (EPRD) constitue une délibération que le directeur
exécute. Le directeur n’est tenu que par les crédits de
personnels permanents inscrits à l’EPRD, ou par l’ensemble
des crédits en cas d’arrêt de l’EPRD par le directeur
de l’Agence régionale d’hospitalisation (ARH), suite à
carence du conseil d’administration. Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :
La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité : Exemple : prêts et avances (rubrique 71) : La justification des sûretés n'est exigée à l'appui du paiement que dans l'hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l'exige. De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d'un montant supérieur à certain seuil (article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d'une convention avec ledit organisme (rubrique 711).
La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d’excédents de budgets annexes (rubrique 13). La décision de reversement d’un excédent
de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont
le statut ou le texte relatif au régime financier l’autorise. La liste ci-après distingue, dans certains cas, les pièces justificatives à fournir à l'appui du premier mandatement de celles à fournir à l'appui des mandatements suivants. Sur la pièce justificative jointe aux mandatements postérieurs au premier paiement - ou sur le document servant au mandatement lui-même - il est fait référence aux pièces justificatives produites uniquement au premier mandatement. Les références à porter sont : ce numéro
du mandatement de référence, le millésime de l'année
d'imputation de la dépense initiale, l’imputation budgétaire
de la dépense lors du premier paiement. Les principes de mise en œuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :
Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l’intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles). En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense,
le comptable et l’ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un
dispositif de contrôle allégé partenarial en respectant
les normes définies par le ministre en charge du budget. Dans ce cas,
le comptable peut, le cas échéant, dispenser l’ordonnateur
de produire les pièces justificatives selon les modalités et
sous un seuil fixé par arrêté du ministre en charge du
budget. L'article 289-I-2 du CGI autorise le recours à l’autofacturation. Par ce dispositif, la collectivité territoriale ou l’établissement public local émet une facture au nom et pour le compte de son fournisseur. La collectivité ou l’établissement conserve la facture originale et envoie le double de cette facture à son fournisseur. Dans cette hypothèse, le fournisseur doit donner expressément un mandat écrit et préalable au tiers ou au client pour émettre matériellement les factures en son nom et pour son compte (article 242 nonies de l'annexe II au CGI). Le mandat doit prévoir que "le fournisseur conserve l'entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA". Le mandat est délivré soit pour une série d'opérations données, soit pour tout ou partie des opérations réalisées par le mandant sur une période déterminée par le contrat. Ce mandat doit être communiqué au comptable public à l'appui du premier mandat/ordonnancement de dépense concerné. Les mandats de dépenses suivants y font référence. Dans les conditions définies par le ministre en charge du budget et avant la conclusion de ce mandat, l’ordonnateur doit obtenir l'avis du comptable, notamment sur la forme des factures qu’il va ainsi émettre, quelles soient ou non dématérialisées, sur les modalités qu’il va mettre en œuvre au sein de ses services pour vérifier la réalité du service fait et sur les conditions de computation du délai global de paiement qui en découlent. Les factures doivent contenir toutes les mentions obligatoires prévues par l’article 242 nonies A à l'annexe II du CGI. Il est recommandé de faire figurer expressément la mention que "la facture est établie par X au nom et pour le compte de Y". Les conditions de la dématérialisation des pièces
justificatives et de leur transmission, électronique ou non, sont fixées
par l'article D.1617-23 du code général des collectivités
territoriales. Leur mise en œuvre suppose la conclusion préalable
d'une convention entre l'ordonnateur et le comptable.
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La liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales (539 Ko) 
